תוסף לאקסל שאתם חייבים להכיר: Power Query

עדכון (מאי 2016): ישנו גם הפוסט המשלים שסוקר לעומק את משפחת מוצרי Power BI של מיקרוסופט, וכן פוסט אודות החשיבות של BI באופן כללי

אם בחברות גדולות ישנו קו דק העובר בין פיננסים ל-BI הרי שבסטארט אפים הוא כלל לא קיים, וטוב שכך. היכולת לעבד ולהציג ניתוחים ממקורות מידע שונים הוא קריטי בסטארט אפ שמנסה להבין בדיוק איך הדברים עובדים אצלו, כאשר מקורות המידע הם אינסופיים כמעט. Power Query הוא תוסף לאקסל 2010/3 מבית מיקרוסופט, השייך למשפחת תוספים בשם Power BI, שמנסה לענות על שני קשיים מרכזיים בהקשר הזה:

  1. הצורך לאסוף נתונים רלוונטים לניתוח ממגוון מקומות שונים, למשל: מידע אודות מכירות ממערכת הנהלת חשבונות (למשל: פריוריטי, SAP, FreshBooks ואחרות), מידע על הזדמנויות לא מנוצלות ממערכת ה-CRM  (למשל: Salesforce.com, Microsoft Dynamics ואחרות) ומידע על מידת השימושיות במוצר ממערכת ה-Analytics (למשל: Google Analytics, mixpanel, Flurry, Localytics ואחרות).
  2. הצורך לאחד ולעבד את המידע שנאסף, מבלי להיות מוגבל על ידי אקסל.

המשך קריאה

חיזוי המסגרת הנדרשת עבור ניכיון צ'קים (אקסל כלול)

כזכור מהפוסט בנושא, ניכיון צ'קים הוא דרך לקבל היום את התמורה בגין צ'ק שאמור להיפדות בעוד זמן מה (מקסימום ששה חודשים), בניכוי עמלה וריבית הנגבות במועד ההפקדה. למעשה, מדובר בהלוואה שנפרעת כאשר מגיע מועדו של הצ'ק. כמו כל הלוואה, גם להלוואה זו ישנה תקרת מקסימום שהבנק מאפשר, ולכן רצוי להיות עם האצבע על הדופק בכל הנוגע לאחוזי הניצול שלה. הגדלת מסגרת הניכיון דורשת הגדלת ביטחונות ו/או ערבויות ועדיף להיערך לכך מבעוד מועד. אחרת, כאשר מגיעים לניצול מקסימלי, תזרים המזומנים השוטף עלול להיפגע כיוון שאי אפשר יותר להפקיד צ'קים שקיימים ברשותנו.

המשך קריאה

חישוב הכנסות נדחות בשיטה העקיפה

Yep, you guessed it.

גם פוסט זה יעסוק באיך לחפר על מערכת ERP חצי מתפקדת בעזרת שני כלים עיקריים: אקסל ומוטיבציה, כאשר הפעם בתפריט: סעיף הכנסות נדחות! איזה כיף!!!

אבל לפני שנמשיך עם כל הטוב הזה, חשוב להבין טוב טוב מהן הכנסות נדחות ומהו הרציונל העומד מאחוריהן. זה חשוב לא רק לחשבים או מנהלי כספים, אלא גם לאנליסטים ומנהלי תיקי השקעות, כי למרות שסעיף הכנסות נדחות הוא סעיף מאזני, ההשפעה שלו על דוח רווח והפסד יכולה להיות עצומה. למעשה, בהרבה מקרים כשאומרים משפט בסגנון של "דוח הרווח והפסד של החברה הזו איננו משקף בכלל את מה שקורה בביזנס שלה", האשמה תיפול בנקודת המוצא של הדוח, שורת ההכנסות, והמקור ל"בעיות" יהיה סעיף ההכנסות הנדחות.

המשך קריאה

כמה דברים שכדאי לקחת בחשבון כשבונים תכנית בונוסים

תגמול לעובדים הוא נושא מורכב, שמכיל בתוכו שלל צורות תגמול מעבר למשכורת הקלאסית. פוסט זה יעסוק ברובו ברכיב הבונוסים, ובתוך רכיב זה, בבונוסים לאנשי מכירות / מנהלי תיקי לקוחות מכיוון ששם נמצאת המורכבות הגדולה ביותר. למה בכלל לדבר על תכנית בונוסים? אמנם בניית תכנית בונוסים איננה נכללת תחת הגדרת התפקיד הקלאסית של CFO, אבל מאחר ו-CFO אחראי על הקטע המציק הזה של לרשום חשבוניות על מכירות ולשלם לעובדים משכורת, רצוי שיהיו לו כמה דברים חכמים לומר על מציאת נקודת האיזון האופטימלית בין השניים. באופן כללי יותר, מאחר ותכנית בונוסים מהווה בחלקה את תשובתה של הנהלת החברה לשאלה הקלאסית "מהו התגמול האופטימלי שאני צריך לתת לעובדים שלי בכדי להוציא מהם את המירב?", ומאחר ומדובר בשאלה כלכלית ביסודה, CFO טוב אמור לתת כאן את הטון.

המשך קריאה

על החשיבות של כתיבת ואכיפת מדיניות אובליגו

לקוחות זה כיף. במיוחד כשיש לנו מערכת בילינג וסליקה אוטומטית, שיודעת לחייב מדי חודש את כרטיס האשראי של הלקוחות, תמיד בהצלחה, ללא שגיאות ובטח שללא Churn. אם אתם עובדים בחברה כזו, ברכותיי – הגעתם לאולימפוס. יותר טוב מזה כנראה שלא תחוו בימי חייכם. בהזדמנות אשמח אם תספרו לי איך עשיתם את זה. עד אז, אנחנו פשוטי העם צריכים להתעסק בהפקת חשבוניות, קביעת תנאי תשלום, איסוף צ'קים (לפעמים גם נכיון צ'קים) וגם.. תופים.. אובליגו ואשראי!!

המשך קריאה

איך לעבור בדיקת נאותות ולהישאר בחיים

רעיונות לפוסטים באים לי בדרך כלל באחד משני אופנים. האחד, אני מנסה לחשוב כיצד הייתי מעביר חפיפה למחליף שלי, שבא עם אותו ידע מוקדם כמו שלי; והשני, לאחר שחברים שנכנסו לאחרונה לתחום ניהול הכספים מתייעצים איתי בנוגע לכל מיני סוגיות. הפוסט הנוכחי הוא תוצאה של האחרון.

גילוי נאות לפני שממשיכים. תראו, אני מעולם לא עבדתי במחלקת Transaction Services של פירמת ראיית חשבון, כך שהניסיון שלי בבדיקות נאותות (Due Diligence) מוגבל לאלה שעברתי כמנהל כספים (כלומר, בצד שנדרש לספק חומרים ולא בצד שדורש אותם). יחד עם זאת, עברתי כבר כמה כאלה, ולמרות שניסיוני מוגבל לסטארט אפים (בעלי פעילות ענפה יחסית), אני מניח שמה שלמדתי יוכל לסייע לא מעט למנהלי כספים כמוני. בכל אופן, לעולם אל תצפו לאיזה רשימת מכולת סטנדרטית בבדיקת הנאותות הבאה שתעברו. שכחו מזה, אין דברים כאלה. בדיקת נאותות יכולה ללבוש מגוון צורות, והדבר בין השאר תלוי ב:

המשך קריאה

כמה דברים שלמדתי על מק"טים

מספר קטלוגי (מק"ט) הוא מעין תעודת זהות של מוצר שאנו מוכרים, לרוב כתוב בשפה שבני אנוש אמורים להבין (כלומר, "במבה" ולא "8328532"). מאחר וכל חשבונית אמורה להכיל פירוט של מה הלקוח קנה, פירוט ההזמנה שבוצעה הוא לרוב פירוט של המק"טים המייצגים את פריטי ההזמנה ותיאור מוצר טיפה יותר ידידותי. כאשר מדובר בנותן שירותים קטן זה פחות חשוב ואפשר פשוט לרשום "שירותים מקצועיים" כמק"ט ובשורת תיאור המוצר, אבל מובן מאליו שכבר ברמת הקיוסק העניין הזה לא יעבוד. חשבונית של קיוסק יכולה לכלול מגוון פריטים, בכמויות שונות, עם הנחה עבור חלק מהם. פירוט חשבונית שכזו יכול להיראות כך:

טבלה 1: פירוט חשבונית לדוגמה

מק"טתיאור מוצרכמותמחיר ליחידההנחהמחיר לאחר הנחהסה"כ מחיר
כיפכףחטיף וופל-שוקולד2.005.00 ש"ח0.00%5.00 ש"ח10.00 ש"ח
במבהחטיף בוטנים4.003.00 ש"ח50.00%1.50 ש"ח6.00 ש"ח
ביסלי גרילחטיף שעשוי ממשהו לא ברור וחומרי טעם וצבע1.006.00 ש"ח25.00%4.50 ש"ח4.50 ש"ח
סה"כ20.50 ש"ח

המשך קריאה

ניכיון צ'קים – תיאוריה, פרקטיקה ופקודות יומן

ניהול תזרים מזומנים מזווית ההון החוזר

דיברנו לא מעט על ניהול תזרים מזומנים בכל מיני הקשרים, האחרון שבהם היה שיפור הגבייה. אני רוצה להמשיך את הכיוון הזה, אבל לפני שאני עושה זאת אני רוצה לקחת רגע צעד אחורה בכדי להסביר את המסגרת שבה אנחנו עובדים. הון חוזר הוא, כידוע, סך חובות הלקוחות, פלוס המלאי שיש במחסנים פחות החובות לספקים. ברוב החברות המספר הזה חיובי, כלומר השווי של החובות של הלקוחות שלנו ועלות המלאי שייצרנו גבוה מהחובות שלנו לספקים שעובדים איתנו. אם סך הנכסים בניכוי ההתחייבויות הינו חיובי סימן שמישהו מימן זאת – למשל, בעלי המניות או הלוואות שלקחנו מהבנקים. להסבר חלקי על הנושא ודוגמה שמראה את ההשפעה על תזרים המזומנים החופשי, קראו כאן. אחרי שהבנתם מה הקשר לתזרים המזומנים החופשי, אתם ודאי מבינים שאנו רוצים להקטין את ההון החוזר שלנו עד כמה שניתן, ואנו יכולים לעשות זאת על ידי אחת או יותר מהפעולות הבאות:

המשך קריאה

פינת הטיפ השבועי: הטמעת מערכת גבייה חצי-אוטומטית בקלי קלות

לא כל הפוסטים שלי כאן הולכים להיות ארוכים כמו הפוסטים על מיסוי או תזרים מזומנים. לפעמים אני סתם אחלוק כאן hack-ים שעשויים לעניין אתכם, ואני אעשה זאת במסגרת פינת הטיפ השבועי (שכנראה יפורסם מדי חודש). הטיפ הראשון הוא בנוגע להקמת מערכת גבייה אוטומטית, או לפחות חצי אוטומטית, והרעיון הוא כזה (זכויות יוצרים שמורות לסמנכ"ל הפיתוח שלנו שחשב על זה):

המשך קריאה

מתי בכלל צריך מנהל כספים בסטארט אפ? (או: הנהלת חשבונות לסטארט אפ ומעבר)

ישבתי לא מזמן עם חבר, גם הוא רואה חשבון, שעומד להקים מיזם עם שני חברים. הוא טיפה חשש מ"ניהול כספים" של החברה שתקום, וביקש כמה טיפים. זה מאוד הפתיע אותי כי בכלל לא היה ברור לי שהולך להיות להם צורך במנהל כספים בשנה הקרובה. התפתח ביננו דיון לגבי מתי בכלל צריך פונקציה של מנהל כספים בחברה, וחשבתי לשתף אתכם במחשבות שלי על הנושא.

לדעתי, התשובה קודם כל תלויה במיקומה של החברה במחזור החיים הסטנדרטי.

שלב ה-Seed

בשלב הראשון של חברה עיקר המאמץ הוא העמדת מוצר, או לפחות גרסה ראשונית שלו שמוכיחה שהדבר אפשרי (POC – Proof Of Concept). לפעמים זה נעשה עם גיוס קטן ראשוני (מה שנקרא סבב Friends & Family) ולפעמים לא. בשלב הזה הצורך הוא לרוב במישהו שיבנה את המודל העסקי, גם כהכנה לקראת גיוס רציני וגם למיקוד מאמצי הפיתוח לכיוונים רווחיים יותר. כאן נשאלת השאלה האם לגייס את אותו אדם כמייסד (Co-Founder) או לשכור חברת ייעוץ חיצונית. זה תלוי בסיטואציה, אבל מיזם שלוקח את עצמו ברצינות גם ככה יצטרך מישהו שיתעסק בביזנס, ולכן ייתכן שכדאי לגייס מישהו מתאים כבר בשלב הזה. התיאור "מתאים" הוא די חמקמק. אותו אדם צריך לדעת למדל (מלשון מודל – model), כאשר רצוי גם ידע במימון, יכולת חשיבה עסקית ויכולת ניהול מו"מ ברמה סבירה. גם ידע בסיסי במשפטים לא יזיק אם וכאשר תוקם חברה. זהו לא גיוס פשוט. בכל אופן, העבודה השוטפת מבחינת כספים בכזה מצב היא או לא קיימת (אם עדיין אין חברה), או קיימת במידה מינורית (3 משכורות ו-5 חשבוניות מאופיס דיפו). לא משהו שמשרד ראיית חשבון חיצוני אמור להתקשות בו. שורה תחתונה: עדיין אין צורך במנהל כספים מקצועי, אבל אם יש אפשרות לגייס מישהו עם פוטנציאל, אפשר לשקול זאת.

המשך קריאה