Yep, you guessed it.

גם פוסט זה יעסוק באיך לחפר על מערכת ERP חצי מתפקדת בעזרת שני כלים עיקריים: אקסל ומוטיבציה, כאשר הפעם בתפריט: סעיף הכנסות נדחות! איזה כיף!!!

אבל לפני שנמשיך עם כל הטוב הזה, חשוב להבין טוב טוב מהן הכנסות נדחות ומהו הרציונל העומד מאחוריהן. זה חשוב לא רק לחשבים או מנהלי כספים, אלא גם לאנליסטים ומנהלי תיקי השקעות, כי למרות שסעיף הכנסות נדחות הוא סעיף מאזני, ההשפעה שלו על דוח רווח והפסד יכולה להיות עצומה. למעשה, בהרבה מקרים כשאומרים משפט בסגנון של "דוח הרווח והפסד של החברה הזו איננו משקף בכלל את מה שקורה בביזנס שלה", האשמה תיפול בנקודת המוצא של הדוח, שורת ההכנסות, והמקור ל"בעיות" יהיה סעיף ההכנסות הנדחות.

אז מה זה בעצם הכנסות נדחות?

נאמר שיש לנו מכולת. מכרנו מסטיקים ב-100 ש"ח והוצאנו חשבונית על אותו סכום. די הגיוני שכל אותם 100 ש"ח ייכנסו לשורת ההכנסות בדוח רווח והפסד, וזה אכן מה שצריך להיות. כעת, נאמר שאנו בעלים של חברה לניקוי בריכות. בתמורה לדמי מנוי שנתיים בגובה 1,200 ש"ח, אנו נבוא מדי חודש לבתי המנויים וננקה להם את הבריכה. כשאותם מנויים חתמו על החוזה (נאמר שזה קרה ב-30.6.2015) הוצאנו להם חשבונית על סך 1,200 ש"ח, ונשאלת השאלה מה לעשות. אני לא מתכוון להיכנס לנבכי תקן החשבונאות המרתק IFRS 15 בנושא הכרה בהכנסה, אלא רק אומר שלא הגיוני שנכיר כבר עכשיו במלוא ההכנסה על שירות שעוד לא סיפקנו, וזה לא משנה אם הלקוח שילם או לא. למעשה, ואני מניח שזה די ברור לקוראים, הדרך הנכונה להסתכל על העסקה היא לאחסן את הסכום הזה באיזשהו סעיף מאזני ו"להפשיר" אותה בקצב מתן השירות. וזה בדיוק מה שעושה סעיף "הכנסות נדחות", או בשמו המיושן יותר – "הכנסות מראש". כלומר, הדרך הנכונה להתייחס לעסקה הינה לרשום במועד החתימה, ה-30.6.15, את הפקודה הבאה:

חובה – לקוחות 1,200

זכות – הכנסות נדחות 1,200

ואז, מדי חודש להפשיר את ההכנסות לדוח רווח והפסד באמצעות הפקודה הבאה: (למשל עבור ה-31.7.15)

חובה – הכנסות נדחות 100

זכות – הכנסות 100

וכך עד לתום החוזה.

הבעיה נוצרת כאשר הנהלת החשבונות שלנו איננה מתוחכמת מספיק בכדי לעשות זאת בצורה אוטומטית ופקודת היומן שלנו בעת הוצאת חשבונית היא הבאה:

חובה – לקוחות 1,200

זכות – הכנסות 1,200

או, שיט. עכשיו שורת ההכנסות שלנו מנופחת וצריך לתקן אותה איכשהו; אם כן, זוהי בדיוק מטרתו של פוסט זה: להציג דרך לתקן את ההרס שנגרם לחשבון ההכנסות עקב טיפול לא נכון ב"עסקאות נדחות".

בואו נתחיל מהסוף. ברור לכל שבסוף השנה, 31.12.15 במקרה שלנו, חשבון ההכנסות צריך לעמוד על 600 ש"ח, וכך גם לגבי סעיף הכנסות נדחות, כי מדובר על עסקת שירותים שנתית שסיפקנו בדיוק חצי ממנה. אבל נכון לעכשיו, אם לא נעשה דבר, סעיף ההכנסות יעמוד על 1,200 ש"ח וסעיף הכנסות נדחות יעמוד על 0.

בדוגמת המכולת הפשוטה הזו די ברור שהפיתרון הוא לחשב באופן עצמאי את יתרת ההכנסות הנדחות לסוף השנה באמצעות מאגר החשבוניות, ולרשום פקודת יומן בסוף השנה שתיישר את השורות. במקרה שלנו, הפקודה הזו היא הבאה (והיא צריכה להירשם ב-31.12.15):

חובה – הכנסות 600

זכות – הכנסות נדחות 600

כך, ההכנסות לסוף שנת 2015 יהיו 600 ש"ח וכך גם היתרה של הסעיף המאזני הכנסות נדחות.

אנו נשתמש בפיתרון האלגנטי הזה, של לחשב את יתרת הסגירה של סעיף הכנסות נדחות, לכל אורכו של פוסט זה, אבל נשים דגש מיוחד על מצבים שבהם קיים צורך לשפר פיתרון פשטני זה.

חישוב יתרת הסגירה של סעיף הכנסות נדחות

בגלל שחשבוניות נכנסות ישירות לחשבון ההכנסות, הפיתרון נעוץ בחישוב יתרת הסגירה הנכונה של סעיף הכנסות נדחות ורישום פקודת יומן מתאימה.¹ הדרך לעשות זאת היא לבנות dataset גדול של כל החשבוניות שהוצאנו מאז ומעולם, כולל המוצרים וסיווגם (נדחה / לא נדחה), והוספת טור שמחשב את ההכנסות הנדחות שצריכות שצריכות להירשם בתאריך החתך בגין כל שורה. למשל, במספרי הדוגמה שנתתי עד כה, יחד עם עוד כמה עסקאות שהמצאתי, הטבלה אמורה להיראות כך עבור ה-31.12.15:

טבלה 1: חישוב הכנסות נדחות ליום 31.12.15

תאריך	חשבונית	מספר לקוח	מק"ט מוצר	מחיר ליחידה (לפני מע"מ, בש"ח)	כמות	סה"כ	מזכה חשבונית	סיווג	הכנסות נדחות בגין שורה זו (בש"ח)
30.6.15	IN1004001	200199	Pool-Clean-Y	100	12	1,200		נדחה	600
31.10.15	IN1004002	200300	Pool-Clean-Y	100	12	1,200		נדחה	1,000
31.10.15	IN1004002	200300	Pool-Watch-M	110	1	110		לא נדחה	0
31.12.15	IN1004003	200192	Pool-Clean-Y	100	12	1,200		נדחה	1,200
סה"כ						3,710			2,800

כמה הערות בנוגע לטבלה זו, שורה-שורה:

1. זוהי החשבונית הראשונה שהנפקנו. שימו לב שהמק"ט מסתיים בסיומת "Y", הבאה לרמז שמדובר במק"ט עבור עסקה שנתית. כמו-כן, המחיר ליחידה הוא מחיר חודשי ולכן בעסקה שנתית הכמות הינה 12 יחידות. כפי שציינתי פוסט אודות בניית מק"טים, עדיף שכל המק"טים ידברו באותה יחידת מידה, אם אפשר. ההכנסה הנדחית לסוף שנה בגין חשבונית זו הינה 600 ש"ח, מסיבות שהוסברו קודם לכן.
2. זוהי חשבונית חדשה, על שני מוצרים, אחד נדחה ואחד לא נדחה, שהונפקה חודשיים לפני תום השנה, ולכן 10/12  מתוך השורה של המוצר הנדחה צריך להיכלל בהכנסות הנדחות.
3. עדיין עם אותה חשבונית, הפעם מוצר לא נדחה, ולכן השורה איננה צריכה להיכלל בהכנסות הנדחות.
4. חשבונית חדשה, על מוצר נדחה, שהונפקה בסוף השנה ולכן כל כולה צריך להיכלל בהכנסות הנדחות.
5. יתרת הסגירה של סעיף הכנסות נדחות צריכה אפוא להיות 2,800 ש"ח.
6. אגב, בכוונה כללתי בטבלה את חשבון הלקוח, זה יסייע לאחר מכן לדעת מהו חלקו של כל לקוח בחשבון ההכנסות הנדחות. יש שגם ירצו לכלול בטבלה את משפחת המוצר של כל מק"ט לצרכים דומים.

עכשיו, טרם טיפול כלשהו, בגלל שכל חשבונית נכנסה במלואה לחשבון ההכנסות, ללא הבדלי דת, צבע ומין, סך הכנסות החברה עומד כרגע על 3,710 ש"ח (ראה סיכום הטור השביעי). זה לא טוב, כי אנחנו יודעים שצריך להוריד מזה 2,800 ש"ח (סיכום הטור העשירי). לכן, עלינו לרשום את פקודת היומן הבאה ב-31.12.15:

חובה: הכנסות 2,800

זכות: הכנסות נדחות 2,800

כעת, הכנסות החברה עומדות על 910 ש"ח, כמו שהן צריכות להיות, וסעיף הכנסות נדחות על 2,800 ש"ח. הבא נוודא שסעיף ההכנסות אכן מוצג כנדרש, ונחשב את סך ההכנסות שצריכות להיכלל בו בצורה ישירה:

• חשבונית IN1004001: צריך לכלול 600 ש"ח ממנה בהכנסות
• חשבונית IN1004002: צריך לכלול 310 ש"ח ממנה בהכנסות, שהם סכום חודשיים ראשונים של הכרה בהכנסה של המוצר הנדחה (200 ש"ח) והכרה של כל ההכנסה בגין המוצר הלא-נדחה (110 ש"ח).
• IN1004003 – צריך לכלול 0 ש"ח ממנה בהכנסות, כי מדובר בעסקה על מוצר נדחה שנרשמה ביום האחרון של השנה. לכן, כל כולה צריך להיכלל תחת הכנסות נדחות ולהיכלל בהפשרה שתתרחש במהלך השנה הבאה.
• סה"כ: 910 ש"ח. Yey!

הטיפול בזיכויים

כעת, בואו נאמר שחצי שנה ממועד החתימה, כלומר ב-31.12.15, הלקוח הפסיק את החוזה לאחר ששילם את מחציתו. זה אומר שני דברים: אחד, מערכת ה-ERP הלא מתוחכמת שלנו רשמה את פקודת היומן הבאה:

חובה – לקוחות (600)

זכות – הכנסות (600)

*סוגריים אומר מינוס בחשבונאית מדוברת.²

אבל רגע! זה אומר שפקודת התיקון  שכתבנו קודם לכן (חובה הכנסות, זכות הכנסות נדחות 600) כבר לא תקפה! היא תביא לכך שהכנסות החברה בגין אותה עסקה יעמדו על אפס, למרות שהן צריכות לעמוד על 600 ש"ח, וסעיף הכנסות נדחות יעמוד על 600 ש"ח למרות שהוא צריך לעמוד על אפס! אוף!

הפיתרון לכך הוא הטריק הבא. אתם צריכים להוסיף במערכת ה-ERP שדה תחת חשבוניות זיכוי, שיכיל את מספר החשבונית המקורית שחשבונית הזיכוי מזכה. זה גם אומר שחשבונית זיכוי יכולה לזכות רק חשבונית אחת, ואם ברצונכם לזכות מספר חשבוניות עליכם להנפיק לשם כך מספר חשבוניות זיכוי. אם תעשו זאת, תוכלו להוסיף תנאי שבודק עבור כל חשבונית האם קיים לה זיכוי איפשהו במהלך השנה, ואם כן, לא יירשמו הכנסות נדחות בגללה. טבלה שכזו, הכוללת חשבוניות זיכוי, תיראה כך:

טבלה 2: חישוב הכנסות נדחות ליום 31.12.15, כולל חשבוניות זיכוי

תאריך	חשבונית	מספר לקוח	מק"ט מוצר	מחיר ליחידה (לפני מע"מ, בש"ח)	כמות	סה"כ	מזכה חשבונית	סיווג	הכנסות נדחות בגין שורה זו (בש"ח)
30.6.15	IN1004001	200199	Pool-Clean-Y	100	12	1,200		נדחה	0
31.12.15	IK1005001	200199	Pool-Clean-Y	100	(6)	(600)	IN1004001	נדחה	0
31.10.15	IN1004002	200300	Pool-Clean-Y	100	12	1,200		נדחה	1,000
31.10.15	IN1004002	200300	Pool-Watch-M	110	1	110		לא נדחה	0
31.12.15	IN1004003	200192	Pool-Clean-Y	100	12	1,200		נדחה	1,200
סה"כ						3,110			2,200

כמה הערות:

• כעת, מכיוון שחשבונית IN1004001 נכללת בטור "מזכה חשבונית", כלומר קיימת חשבונית זיכוי בגינה, ישנה הנחת עבודה שחשבונית הזיכוי סידרה את העניינים והחשבונית המקורית צריכה להישאר במלואה בסעיף ההכנסות, כיוון שגם חשבונית הזיכוי תישאר במלואה ותקזז אותה כנדרש.
• IK1005001 היא חשבונית הזיכוי. היא מזכה את חשבונית IN1004001, כפי שניתן לראות בטור המתאים, ובגלל שמדובר בחשבונית זיכוי – למרות שמדובר במוצר נדחה אנו לא נכלול אותה בחישוב ההכנסות הנדחות – היא תישאר במלואה בחשבון ההכנסות.

כעת, סעיף הכנסות נדחות צריך לעמוד על 2,200 ש"ח, שזה בדיוק מה שיקרה אם נבצע את הפקודה הבאה:

חובה – הכנסות 2,200

זכות – הכנסות נדחות 2,200

סעיף ההכנסות, שעמד טרם הפקודה על 3,110 ש"ח (אל תשכחו ש-3,710 ש"ח כבר לא רלוונטי כי העברנו גם זיכוי בגובה 600 ש"ח), יעמוד עכשיו על 910 ש"ח, בדיוק כמו מקודם, ובדיוק כמו שצריך להיות.

סוגיות, סוגיות

הדוגמה שתיארתי עד כה טובה עבור 90% מהמקרים. שני מקרים שבהם המתודולוגיה שתיארתי עלולה להיכשל הם המקרים הבאים.

ראשית, אני הנחתי שההכרה בהכנסה נעשית על פני זמן, ובצורה אוטומטית. זה לאו דווקא נכון, כי חברות ביצוע פרויקטים מכירות בהכנסה על בסיס ההתקדמות בפרוייקט (ראו כאן וכאן), וחברות שמוכרות דקות שיחה או כל מוצר שהוא למעשה מלאי, אמורות להכיר בהכנסה על בסיס ניצול אותו מלאי. אני די בטוח שבחברות גדולות ומתוחכמות כמו מיקרוסופט או אמזון (בהן ניתן להיקשר בחוזה שנתי של שירותי ענן) ישנו מנגנון מתוחכם דיו בשביל לטפל בסוגיה הזו כמו שצריך, שאר בני התמותה כמונו ייאלצו להמשיך ולהשתמש באקסל.

שנית, כשתיארתי את המצב של זיכוי, אני הנחתי שישנו זיכוי על יתרת התקופה, כך שבסוף הכל צריך להיכלל יחד בחשבון ההכנסות. אבל מה קורה במקרים בהם חשבונית הזיכוי מזכה את שלושת החודשים האחרונים בעסקה? זה כבר בעייתי, כי זה אומר שצריך להפשיר 9 חודשים של החשבונית המקורית, וחשבונית הזיכוי צריכה להיכנס לחשבון ההכנסות לא במועד הנפקתה, אלא במועד "כניסתה לתוקף". זה קצת בלאגן ואני מעדיף שלא להיכנס לזה, אבל כמובן שלכל סוגיה כזו ישנו פיתרון. מה שחשוב במצבים כאלה הוא לחשוב על כל מצבי הקיצון ולראות כיצד האלגוריתם מתמודד עמם. פיתרונות מסוג זה אף לא יהיו חסינים ב-100%, אבל לפעמים גם 90% זה מספיק טוב.

ביצוע QA (בקרת איכות) למודל

לפני שמסיימים את המודל ומגישים לרואה החשבון המבקר, רצוי לבצע בדיקת סבירות ממעוף הציפור. אגב, בכל מודל מורכב שעוסק במאות שורות של נתונים, רצוי לקחת רגע ולשקול את סבירות התוצאה שקיבלנו.

הנה רעיון לבדיקה במקרה של הכנסות נדחות. יצרו טבלת פיבוט שתתן לכם את סך החשבוניות ממוצרים נדחים ולא נדחים. השוו את התוצאה לשנה שעברה. אם לא חל שינוי דרמטי מהשנה שעברה, הן ברמת ההכנסות והן בחלוקה בין מוצרים נדחים ללא נדחים, סעיף הכנסות נדחות אמור להיות די דומה לזה של שנה שעברה. אם דברים השתנו, בידקו האם התוצאות שקיבלתם הגיוניות, בראי השינויים שהתרחשו. בדיקה נוספת יכולה להיות בדיקה פרטנית של אופן הטיפול ב-50 החשבוניות הגדולות של השנה, כולל כאלה שזוכו. זו בדיקה שגם רואה החשבון יבצע, ולכן רצוי להקדים אותו בכך.

לפני סיום: שאלה פילוסופית בנוגע הכנסות נדחות

אתם יודעים מה הקטע המוזר בכללי החשבונאות? שהם ממש הגיוניים עד שמתחילים להשתמש בהם. קחו למשל את נושא ההכנסות הנדחות. אין דבר הגיוני יותר מלבנות דוח רווח והפסד שכולל רק הכנסות והוצאות שהתרחשו בתקופה מסוימת, ולכן, עסקאות שנסגרו במהלך תקופה, אבל לא באמת קשורות אליה כי השירות לא ניתן במהלכה, לא צריכות להיכלל במסגרת דוח שאמור להציג את תוצאותיה של חברה לאותה תקופה. אבל, מה זה אומר על הביזנס של החברה? אולי יותר חשוב להסתכל על ה-Billing (חשבוניות) מאשר ה-Revenues? ד"ר אורי רונן נתן דוגמה נהדרת לכך כשניתח את זינגה. דוגמאות נוספות יכולות להימצא בניתוח של עסקי הענן של אמזון או מגזר רישיונות התוכנה של מיקרוסופט. כמובן שאפשר לחלץ את שורת ה-Billing אם נוסיף להכנסות את השינוי בסעיף הכנסות נדחות, אבל זה פחות מיידי, ותתפלאו כמה אנליסטים יפספסו זאת. שנית, בואו ניקח את המקרה של חברות פרויקטים. שאלו את עצמכם, מה בכלל הסיכוי ששורת ההכנסות של החברות הללו נכונה, והיא לא תוצאה של ניהול הכנסות משווע? לא שכולם רמאים, כן? אבל לפעמים, דווקא הניסיון לעשות טוב (שימו לב שאני מניח כאן שחברי מועצת ה-IFRS מעוניינים לעשות טוב, וזה לא שכל התקנים הללו הם ניסיון מתמשך לייצר עבודה עבור פירמות ראיית החשבון) יכול להביא לתוצאה הכי פחות רצויה: דוחות כספיים לא רלוונטים.

סיכום

פוסט זה, כמו רבים אחרים באתר זה, בא לתת פיתרון למצב בו הביזנס מקדים את המערכת הפיננסית בכמה שלבים. לכן, על אף שנחמד לפתור בעיות עם אקסל, זוהי לא השיטה המועדפת. רוב מערכות ה-ERP, כמו פריוריטי או SAP, יודעות כיצד לטפל בהכנסות נדחות ורצוי להפעיל איש פיתוח שיישם זאת. למעשה, ישנם אפילו שירותי סליקה שיודעים לעשות זאת. זהו תמיד הפיתרון המועדף, כי לא רק שהוא חוסך עבודה ידנית, אלא גם שהוא מקל על בניית Dashboard כשיגיע הצורך. עד אז, תודה לאל שיש אקסל, אה?

הערות שוליים