ל-CFO הסודי, הראשון לשמו, יש מנטרה קבועה שהוא חוזר עליה בהקשר של אנשים כמונו: שומרי הטירה. יש לו גם אובססיה של להלביש בדיחות-אבא של כספים על memeים קלאסיים, אבל זה נושא אחר. בחזרה לשומרי הטירה. המון משמעויות נגזרות מהעניין הזה, הרבה מעבר ללהשקיע באגרות חוב AAA. חלקם אסטרטגיים: האם אתם עושים ככל יכולתכם להשריש תרבות שמקדשת מיקסום של FCF? האם הקצאת המשאבים בארגון היא אופטימלית? חלקם תפעוליים: איך אתם ביחס לבנצ'מרק? האם כל דולר בקופה מושקע בפיקדונות? וחלקם שילוב של אסטרטגיה ותפעול: כיצד נראה סייקל התכנון לקראת השנה הבאה? כיצד נראות התחזיות קדימה? האם הטמעתם אוטומציה בכל מקום אפשרי? (זו לא טעות, בעיניי זה נופל תחת תפעול ואסטרטגיה).
אוטומציה בניהול וחיזוי מזומן
נתחיל בחלק הקל/כיפי.
דפי בנק צריכים להיטען ל-ERP אוטומטית. נקסט.
בן דוד קרוב של טעינה אוטומטית של דפי בנקים: הקמה אוטומטית של לקוחות/ספקים. זה נפוץ בעיקר בחברות SaaS SMB לרשום את כל החשבוניות על מספר לקוח כללי ולנהל את הלקוחות במערכת ניהול המנויים (Stripe/Bluensap וכו'), אבל ב-20 מיליון דולר ARR ומעלה זה לרוב עובר ל-ERP. הקמת ספקים אוטומטית זה לא משהו מורכב מדי. דף HTML שכולל טופס עם מלא שדות קלט (פרטי ספק, מספר חשבון בנק) ואפשרות להעלות מסמכים רלוונטים (למשל, אישור ניהול חשבון בנק, אישור רשות המסים של ניכוי מס במקור או W8. להיזהר מסייברררר). משם צריך להיות טריגר שפותח את הספק במצב טיוטה ואז אחראי/ת ה-AP מסיימ/ת להקים את הספק.
חיזוי המזומן זה טריקי, אז בואו נפרק את זה שלב שלב, כרגע בהקשר של תחזית המזומן עד לסוף השנה.
- מתחילים ביתרת המזומנים של החודש האחרון. אידיאלית, ב-3 לחודש אתם אמורים לדעת את יתרת המזומן ברמת דיוק של 99.5% וזה מספיק טוב.
- גבייה: אפשר להסתמך על התקציב בחודשים הראשונים לשנה, ככל שהשנה מתקדמת צריך לקשור אותה לביצועים של ה-Funnel וחשבוניות שנמצאות בחוץ. ככוכב צפון, אני אוהב לראות כמה גבייה חסר לי עד סוף השנה כדי לעמוד ביעד המזומן שלנו. זה כמובן דורש לקחת עוד כמה הנחות, למשל…
- הכנסות מפיקדונות: אפשר להשתמש במספר שלקחתם בתקציב אלא אם הריבית השתנתה דרמטית.
- הוצאות תפעוליות שאינן שכר: בהנחה שהתקציב שלכם כולל תזרים מזומנים בשיטה הישירה, הייתי לוקח את המספרים ממנו, בכפוף לשינויים המוזנים ידנית לאקסל צידי. למשל, דחייה של אירוע חברה, הוצאה גדולה על משרדים שלא חזיתם וכאלה, תשלום שנתי על כלי SaaS יקר שלא תוקצב. אתם יודעים, דברים כיפיים.
- הוצאות שכר: בשביל קונטקסט, 70-75% מההוצאות התפעוליות בסטארטאפים הן הוצאות שכר, כך שלשורה הזו יהיה את האימפקט הגדול ביותר על התחזית שלכם. אני אוהב להסתכל על שני תרחישים: האחד, מה אם ספירת הראשים תהיה כפי ששמנו בתקציב, והשני – ספירת ראשים שמסתמכת על מה שיש ב-HRIS, כולל עזיבות/הצטרפויות עתידיות. את ספירת הראשים הזו אנחנו כופלים בשכר החציוני של שלושת החודשים האחרונים במחלקה והטריטוריה הספציפית. כל זה נעשה אוטומטית ב-BI. זה נראה בערך ככה:
טבלה 1: חיזוי הוצאות השכר בשנה הקרובה נכון לחודש ספטמבר 2024
| חודש | אוק-24 | נוב-24 | דצמ-24 | |
|---|---|---|---|---|
| ספירת ראשים מחלקת תוכנה אוקראינה | 20 | 21 | 22 | |
| ספירת ראשים מחלקת תוכנה ישראל | 5 | 5 | 5 | |
| ספירת ראשים מחלקת תוכנה ארה"ב | 4 | 4 | 2 | |
| עלות מעביד פר עובד תוכנה אוקראינה | $7,500 | $7,500 | $7,500 | |
| עלות מעביד פר עובד תוכנה ישראל | $10,000 | $10,000 | $10,000 | |
| עלות מעביד פר עובד תוכנה ארה"ב | $12,000 | $12,000 | $12,000 | |
| עלות שכר תוכנה אוקראינה | 20*$7,500=$150,000 | $157,500 | $165,000 | |
| עלות שכר תוכנה ישראל | $50,000 | $50,000 | $50,000 | |
| עלות שכר תוכנה ארה"ב | $48,000 | $48,000 | $24,000 | |
| סך עלות שכר צפויה | $248,000 | $255,500 | $239,000 |
הקיצוץ בארה"ב ממש עשה את העבודה, אה? ;)
כמה הערות בנוגע לטבלה הזו: תעריף השכר זהה בשני התרחישים. יש שירצו להשתמש בתעריף של התקציב בתרחיש של התקציב ובחציון ההיסטורי בתרחיש של הצפי המתגלגל. צריך להיזהר עם זה כי ייתכן שהתעריף מהתקציב לא מדויק מספיק. שנית, התרחיש "המתגלגל" מציג רק חוזי העסקה שנסגרו והוזנו ל-HRIS. ייתכן ויש מקום לתרחיש שלישי, שהוא בעצם תחזית ראשים מוזנת ידנית באקסל שהבסיס שלה הוא ספירת הראשים המתגלגלת ועושים לה התאמות של משרות שצפויים לאייש. הערה אחרונה: אצל רוב החברות יהיו לפחות 20 צירופים שונים של מחלקה/טריטוריה. זה טוב! דווקא כאן לא הייתי הולך למכנה המשותף הפשוט של רק המחלקה כי לרוב תהיה שונות גבוהה בין הטריטוריות.
זה קשה, במיוחד בהתחלה, אבל תשאפו לאוטומציה של תחזית המזומן השנתית שלכם. יהיו התאמות לקראת פגישת הבורד, אבל אתם צריכים שיהיה לכם בהישג יד את צפי המזומן שלכם, ועדיף שזה יהיה אוטומטי. אוטומטי גם אומר למרבה הצער שצריך לתחזק את זה, לבדוק שהתעריף בשכר לא השתגע בגלל פקודת יומן לא נכונה ושלל בעיות אחרות, אבל זה לא נורא. להיפך, זה יכול לעזור לכם לעלות על טעויות שלא הייתם מגלים אחרת.
ה-CFO הסודי כתב לא מעט על החשיבות של תחזית מזומן 13 שבועות קדימה. כמו עם התחזית השנתית ועם התחזית השבועית (שאגע בה עוד רגע), יש לזה המון השפעות לוואי חיוביות כי כל הגלגלים צריכים לעבוד יחד. גם להתאמן בדרך למטרה הזו יביא עמו שינוי חיובי. יחד עם זאת, זה הרבה עבודה ויש כאלה שעדיף אם ישקיעו את זמנם במקומות אחרים.
אחרון חביב, בן דוד קרוב של טעינת דפי בנק – שליחת קבצי תשלומים לבנק. זה חביב, זה נחמד, יש בנקים עם אינטגרציה מלאה עם NetSuite, וכמובן שלל מוצרי AP שיודעים לנהל את מלוא הסייקל אצלם (כולל פורטל ספקים שמתקשר את סטטוס החשבונית לספקים). רלוונטי בעיקר לחברות עם מיליוני דולרים בתשלומי ספקים בחודש. יש לקחת בחשבון שהעלות של הכלים הללו היא לא רק בדמי מנוי שנתיים, חלקם גוזרים גם עמלה דרך שערי מטבע נחותים בעת התשלום. אצלנו אין כלי AP נכון לעכשיו, בישראל היינו עם מס"ב אבל הסרבול בהתחברות לפורטל עם disk-on-key כמו בשנת 2002 העביר אותנו לטעינת קובץ במבנה מס"ב לבנק הישראלי שלנו. היכן שאפשר עושים העברה מקומית, למשל, אם הספק אמריקאי וצריך לשלם מהיישות הישראלית, יוצרים ACH מהחשבון האמריקאי של החברה הישראלית כדי לחסוך את העמלה על WIRE (20 סנט לעומת 20 דולר).
שגרות קבועות בניהול מזומן
הו, עולם ומלואו. נתחיל מהקל לכבד.
עדכון גבייה יומי/שבועי זה בייסיק.
אצלנו יש גם פגישה קצרה שבועית שבה מחליטים כמה מזומן להפקיד שבוע קדימה (הכסף שלא סגור בפיקדונות). זה מבטיח שאחוז היוטיליזציה של המזומן שלנו ישאף ל-100%, כאשר ברקע זה מבטיח שצוות השכר וה-AP תמיד יידע כמה מזומן הוא צריך לשבוע הקרוב. בגדול, דברים טובים יוצאים מזה, ואחוז היוטיליזציה יכול להיות KPI לא רע למדידת איכות התפעול של האזור הזה בחברה. לא יודע אם הייתי קושר אליו בונוסים, לא צריך להגזים, אבל הוא מדד טוב כי לצוות שאמון על הנושא יש יכולת בלעדית להשפיע עליו וזה הקריטריון המוביל לבחירה ב-KPI כלשהו.
פגישות חודשיות/רבעוניות עם יועצים. מטבע הדברים, לא חסרים יועצים בכל מה שקשור לניהול מזומן: יועצי גידור (דוגמת חיסונים פיננסים), יועצי השקעות (דוגמת אופנהיימר), יועצים מהבנק, יועצי הון חוזר – כולם רוצים להצדיק את קיומם (ואת קיום הריטיינר שלהם). וזה בלי להזכיר את אלה שאתם עדיין לא לקוח שלהם וגם רוצים את זמנכם. אם בא לכם – תיפגשו עם היועצים שלכם פעם בחודש. פחות בא לכם ואתם לא מקבלים ערך – גם פעם ברבעון זה בסדר. לא חושב שיש כאן כלל אחיד.
תשלומים לספקים – אצלנו יש שתי נקודות עיקריות של תשלום לספקים – ה-10 וה-25 לחודש. ה-10 בגלל קבלני משנה וכאלה עם תנאי תשלום מוזרים שלא מתחלקים ב-30 בלי שארית, וה-25 לחודש כי רוצים להשאיר מרווח ביטחון לפני סוף החודש. לצערי, כמעט בכל שבוע יש תשלומים מחוץ לסייקל, בעיקר סביב כיבוד ואירועי חברה כי הספקים צריכים את הכסף כאן ועכשיו. אין המון מה לעשות לגבי זה, אלא אם מתחשק לכם שתהיה קופה קטנה של כמה אלפי שקלים. אני פחות בקטע.
שמירה על הטירה Made Simple
צומת המפגש של תשלומים ושמירה על הטירה היא, ובכן, זכויות החתימה ותהליכי הבק-אופיס. בואו נפרק אותם אחד אחד.
הקמת ספק – לפחות שני אנשים צריכים להיות מעורבים בהקמת ספק. למה? ככה.
אישורי חשבוניות – כל בעל תקציב מאשר ספקים הקשורים אליו, בתחומים משותפים (דוגמת ייעוץ לפרויקטים חוצי ארגון או עלויות ענן) מחתימים את כל מי שצריך. איך מחתימים? אנחנו עם Dokka. ידידי, תומר לוי מ-4M Analytics, בנה מערכת אישורים פנימית בתוך NetSuite. אני ממליץ בחום להכניס אוטומציה לנושא הזה בהקדם האפשרי. הכלים הללו לא יקרים ויקטינו המון חיכוך.
אישורים לשלם את החשבונית – לפחות שני אנשים במחלקת הכספים צריכים לעבור על קובץ התשלומים לפני שמעלים אותו לבנק.
זכויות חתימה וחתימה על קבצי התשלום לספקים – ראיתי המון שילובים בנושא הזה. לעתים זה רק ה-CFO, לפעמים שילוב של ה-CFO וראש הטריטוריה, לפעמים גם חבר בורד מעורב. הכל תלוי בסכום התשלום, כמובן. ההמלצה היחידה שלי בנושא היא לדבר עם עורך הדין שלכם ולבנות יחד מנגנון שחי בסבבה עם הטריידאוף שבין צמצום הסיכון להונאה וחיכוך שמקשה על היומיום. אגב, מדיניות ההשקעה שלכם, בה נגענו בפוסט הקודם, היא חלק מזה.
כלי SaaS לניהול ותפעול המזומן שלכם
תאמינו לי, אם רק הייתי עושה נאטורל אינטליג'נס ומוכר לינקים לפוסט הזה, יכולתי כבר לנוח רגל על רגל לשתי דקות לפני שהאחמ"ש שלי בארומה היה קורא לי לחזור לפנות שולחנות.
תראו, יש מבול של כלים ל-CFO, רובם נוגעים בדרך כזו או אחרת במזומן של החברה. אפילו דיברתי על זה בפודקאסט ששכחתי לשלוח לאמא שלי. אנסה לעשות מעט סדר בנושא הזה, בעיקר בשביל עצמי. אם שכחתי קטגוריה, תנו לי בתגובות.
כלים לתפעול וחיזוי המזומן
קטגוריה ששמה לה למטרה לחסל את השימוש באקסל לתפעול וחיזוי תזרים המזומנים. רק בישראל קמו חמש חברות בקטגוריה הזו, אחת מהן היא Nilus (בה השקעתי), ובארה"ב ישנה Trovata שגייסה עד כה 57 מיליון דולר. מה הכלים הללו נותנים? התאמת דפי בנק אוטומטית, טעינת דפי בנק וגולת הכותרת לעניות דעתי: חיזוי אוטומטי של תזרים המזומנים בצורה דומה לזו שתיארתי מוקדם יותר בפוסט. זה מאפשר, למשל, לדעת כמה מזומן אפשר להפקיד בלי לדאוג שתיתקעו בלי מזומן בעוד שבוע. למה כדאי לשים לב? שהכלי עובד… ושנית, הפילוסופיה שלי היא שמקור האמת האחד הוא ה-ERP, אז הייתי מוודא שקיים סנכון דו-כיווני עם ה-ERP כדי שתמיד תהיה תאימות.
טעינת דפי בנק
בין אם באמצעות MT940 או סקרייפינג, הכלים הללו ידחפו את דפי הבנק ל-ERP מדי יום. לא יותר, לא פחות. דוגמאות: מטאור מבית סטורנקסט (שהיו ספונסרים במיטאפ ותרמו לידידי ארגון נכי צה"ל. אלופים) וסילברנט. אגב, לבנק דיסקונט היה מוצר כזה אך הם הפסיקו אותו ממש לאחרונה 😨
כלים לתשלום לספקים
קטגוריה ותיקה יחסית (tiplati, SAP Ariba) שמקבלת המון תשומת לב לאחרונה דרך גל חברות שמנסות לנצח את ה-incumbents מלמטה. רוב חברות ה-Expense Management השיקו הצעת ערך של AP, ולא רק הן: Navan התחילה בנסיעות והלכה הצידה לכיוון כרטיסי אשראי ו-AP כדי לנהל את כל מה שיוצא לנו מהארנק. עוד תופעה מעניינת בתחום: חברות הולכות על גודל לקוחות קטן יותר, דוגמת Melio הישראלית ו-Stampli (הישראלית?).
כלי ומוצרי השקעה (תודה לדניאל קליש מ-Nilus על העזרה בכתיבת חלק זה)
עולם ומלואו שאני לא מכיר מספיק. לאחרונה התחלנו להשתמש ב-GS Mosaic של גולדמן זאקס, יש גם מוצר בשם State Street. לרוב הבנקים הגדולים בארה"ב ישנו מוצר Liquidity Management, שלא לדבר על יועצים שאינם בנקים מסחריים. גם בתוך הבנקים קיים מגוון מוצרי השקעה, למשל פיקדונות יומיים בטוחים.
מוצרי גידור
שוב, קטגוריה שאני לא מכיר מספיק כי מעולם לא הייתי זקוק למוצר כזה. ישנם GPS ו-Hedgewiz הישראלית ואני מניח שעוד המון כלים דומים.
מוצרי גבייה/בילינג
כשמם כן הם, מוצרים שמסייעים בניהול הגבייה שלכם, מעבר למנגנוני ה-Dunning שקיימים במוצרי ניהול מנויים. ישנה Gaviti הישראלית (כנראה אותו הקופירייטר של tipalti. מחכה בקוצר רוח למוצר ניהול המשימות asiti). עם הפופולריות הגוברת של מוצרי SaaS הגובים לפי שימוש, קם לאחרונה גל מוצרי בילינג שמסייעים בנושא, למשל Received הישראלית ו-Metronome שגייסה משורת קרנות טופ טיר.
You are as good as your Cash Management
אני באמת ובתמים מאמין שניהול מזומן הוא פרוקסי חזק לאיכות העבודה שלנו כאנשי מקצוע. האם הצלחנו להשפיע על התרבות בחברה? על הקצאת המשאבים? על הבקרות הפנימיות? והרשימה ממשיכה. איכשהו, כמו בכל פוסט בסדרה הזו, גם הפוסט הזה יצא ארוך ממה שצפיתי, אז חשוב לי להדגיש את חשיבות תחזית התזרים האוטומטית והשגרות היומיות/חודשיות. הכל חשוב, אבל שני הנושאים הללו חשובים יותר.
לא נגענו כל כך באסטרטגיה, תוהה מה הדרך הנכונה לעשות זאת.
יום עצמאות שמח לכולם.
ערן
הקיצוץ בארה"ב ממש עשה את העבודה, אה? ;) — לא, יש טעות בטבלה
או שהשכר בישראל צפוי לרדת ב 90% מנובמבר לדצמבר
תוקן!
תודה על פוסט נהדר ומעשיר – פתחתי לפחות 5 טאבים להמשך קריאה :-)
מה הדרך הטובה ביותר לדעתך לקליטת דפי בנק אוטומטיים מבנקים ישראלים (לאומי ופועלים) לerp (priority)
שוב תודה
אהלן ניר,
תודה על המילים החמות.
יש למטאור/סילברנט פיתרונות לטעינת דפי הבנק. צריך לדבר איתם ועם המטמיע כדי לראות מה הדרך הכי טובה למשוך אותם. כנראה באמצעות כספת שפריוריטי דוגם בכל בוקר.
ערן