הזמנה לוובינר: כיצד השתמשנו בפיצ'ר חינמי של אקסל כדי לבנות תקציב שנתי ברמה של אנטרפרייז

person writing on a notebook beside macbook

עדכון: לינק לחבילת הקבצים שהצגתי בוובינר

עדכון 2: לינק להקלטה של הוובינר. הוספתי קשיים טכניים בשביל האותנטיות ;)

כשהבלוג הוקם לפני 7 שנים, המטרה שלי הייתה לייצר מקור לתוכן איכותי בעברית לאנשי כספים, בעיקר בסטארטאפים, משהו שלי לא היה כשהתחלתי את המסע המקצועי שלי. התחלתי עם המון אנרגיה, פוסטים מדי כמה שבועות, ניוזלטר וקבוצה בפייסבוק, אבל עם הזמן התמעטה כמות הנושאים שחשתי שיש לי מה לתרום בהם, וגם תחומי העניין שלי הלכו והתמקדו בנושאים כמו גיוסי הון, תנועות בשוק וכו'. כך יצא שלמרות ההתקדמות המקצועית שחוויתי בגודל ומורכבות בחברות בהן עבדתי (ועדיין עובד), התוכן המקצועי די קפא בשנת 2018. אולי אפילו קודם.

לכן, אני שמח לשתף עמכם שבעוד שבועיים אארח וובינר שהמוקד שלו הוא בניית תקציב 2022 אצלנו בפרוטאנטקס באמצעות אקסל ו-Power Query (זוכרים?). הדיון יסוב סביב המודלים השונים שמרכיבים את התקציב, איך הם מתחברים אחד לשני, ההיגיון שמאחורי הבנייה הזו וכמובן מקום לשאלות על התהליך עצמו, תקשורת עם בעלי עניין וכל דבר שיעלה על דעתכם. אני מכוון לסביב שעה אבל ליתר ביטחון שריינתי שעה וחצי. חשוב לומר: זה ממש, אבל ממש לא דומה לתוכן שאני משתף בניוזלטר או בטוויטר. זה וובינר מקצועי בנושא תקציב. כדי להקל עליכם להחליט אם הוובינר מעניין אתכם, הנה מספר שאלות ותשובות שחשבתי שיועילו.

הרשמה לוובינר

מה עשינו, בקצרה

חילקנו את התקציב ל20 קבצים, כל קובץ שותף עם בעל התקציב הרלוונטי. איחדנו את הכל באמצעות Power Query לטבלה אחת גדולה שהייתה הבסיס לתקציב המסכם.

למה זה מעניין?

כי בנינו את זה כדי שאותה לוגיקה שעבדה לנו עבור 200 עובדים ו-15 בעלי תקציב, אמורה לעבוד חלק גם עבור 400 עובדים ו-30 בעלי תקציב, בלי מאמץ נוסף. פשוט לייצר עוד תבניות קלט למחלקות חדשות והלוגיקה תדע למשוך את הכל ולאחד יחד. אני מרחיב על כך בהמשך הפוסט.

מי אתם פרוטאנטקס?

פרוטאנטקס היא חברת SaaS שמשרתת את וורטיקל השבבים (שוק עצום שגודלו 600 מיליארד דולר בשנה); החברה הוקמה על ידי יוצאי הגרעין המייסד של מלאנוקס, חבורה עם ותק של 25 שנה בתעשייה. גייסנו עד כה 140 מיליון דולר ואנחנו מעסיקים 170 עובדים ב-10 מדינות שונות. חברת האם ישראלית ויש שתי חברות בנות בבעלות מלאה במדינות בהן יש נפח פעילות המצדיק זאת. המשרדים בישראל נמצאים בחיפה ותל אביב.

מחלקת הכספים מונה אותי, ענבל (חשבת החברה ואחת העובדות הראשונות בה), שתי מנהלות חשבונות וחשבת שכר. את משאבי ה-FP&A שלי אני שוכר מחברת FaaS (ממליץ בחום) ויש לנו יועץ BI מעולה ששימש כ-Data Engineer של הפרויקט. התקציב ששימש את החברה עד להגעתי היה קובץ אקסל די גדול (3 מגה) שהכיל הכל בו: ספירת ראשים, נתוני שכר, תחזית הכנסות, ניתוחי רגישות וכו'. כשהתחלנו לתכנן את העבודה על התקציב, הרגיש לי שיהיה קשה לנו לתפעל 15 בעלי תקציב שונים עם קובץ אחד גדול שאנחנו צריכים להזין ולתחזק בעצמנו, ובגדול ניסיתי לייצר לעצמי חוויה של מוצר מדף שיודע להזמין משתמשים, לקבל מהם את המידע הנדרש, לאחד הכל להמשך עיבוד לקראת התוצר הסופי.

אגב, אנחנו מגייסים למגוון תפקידים טכניים, גם לחומרה (כי אנחנו מפתחים Chip IP שמשולב בדיזיין של הצ'יפ של הלקוחות) וגם לתוכנה (פלטפורמת ענן וובית מתוחכמת שמנתחת את המידע שמגיע מהאייג'נטים). חלק מהלקוחות סטאראפים, חלק חברות Fortune 50. אם אתם, או חברים, תבואו תזכו לראות אותי מביך את עצמי בריקוד ברייקדאנס בטיול החברה הבא. שווה, לא? הנה לינק לדף המשרות שלנו.

מי קהל היעד של הוובינר וחבילת התקציב?

אני סבור שקהל היעד הקלאסי הוא חברות שיש להן משאבי FP&A (אפשר בחלקיות משרה) ומשאבי BI (סביב 20-30 שעות בסך הכל) כדי לתחזק ולעדכן את הקובץ בהתאם לצרכים שלכם. אם אין FP&A או פונקציה אנליטית אחרת, תצטרכו להיות hands-on כדי שזה יעבוד. אם אתם חברה של פחות מ-80 איש זה אולי יהיה נחמד להשתתף כדי להכיר נושאים מסוימים אבל חבילת התקציב עצמה היא ככל הנראה אוברקיל כרגע והייתי נשאר עם קובץ אקסל פשוט.

במה זה שונה מפתרונות מדף?

להלן רשימת פתרונות מדף בהם נתקלתי בשנים האחרונות:

בחלקם השתמשתי, עם חלקם עשיתי דמו, בגדול כולם חלק מהתנועה של לקחת משהו שמנוהל כרגע באקסל, להוסיף לו קצת לוגיקה ולמכור כ-SaaS. לא מאוד חדשני, פשוט הגיע לאחרונה לנישה של FP&A. מבחינת המוצר, נראה שהם הולכים לכיוונים של להביא מידע מהמערכות של הארגון בצורה אוטומטית (למשל ספירת ראשית עדכנית מתוכנת השכר), הגדרת workflow עם אינדיקציות לסטטוס של התהליך (מי סיים לעדכן, מי לא, תזכורות), שרשרת אישורים, ניהול הרשאות וכמובן איחוד של הכל יחד עם דוחות צבעוניים. זה בצד התכנון, יש גם כמובן את נושא ה-BvA, קרי המדידה השוטפת של התקציב מול הביצוע (משיכה פשוטה מה-ERP, לא מדע טילים). מרבית הכלים הללו הושקו בשנה-שנתיים האחרונות, עולים 500-2,000 דולר בחודש והם מכוונים בתחושתי לuse-case מאוד צר של חברת SaaS קלאסית.

החבילה מבוססת אקסל שאני משתף מכסה רק את נושא התכנון (ואבטחת המידע, כי כל בעל תקציב חשוף אך ורק לקובץ שלו), כמובן עם הכנת הקרקע לטעינת התקציב הסופי ל-ERP ומדידת התקציב מול ביצוע ב-BI שמחובר ל-ERP. הסיבה המרכזית בגללה החלטתי לעבור לאקסל אחרי שנים של שימוש ב-Budgeta היא שלא הייתי בטוח כמה גמישות אני אצטרך (שנת תקציב ראשונה שלי בפרוטאנטקס), לא רציתי להסתכן בכך שאזדקק ללוגיקה מורכבת מדי עבור תוכנת מדף. מה גם שלא כל כך התחשק לי לאלץ את בעלי התקציב להירשם למערכת חדשה ולא מוכרת כדי להזין בקשות כוח אדם ותקציב נסיעות.

האם אתה תחלוק את הכל איתנו?

כן. הנרשמים לוובינר יקבלו בקרוב לינק להורדת כל החבילה הזו. אין זכויות יוצרים, אין אפילו אזכור שלי. קחו, תהנו. קארמה טובה לכולם, הכל באדיבות פרוטאנטקס, שמימנה את הפיתוח של הכל.

הרשמה לוובינר

אוקיי, חפרת. מה כוללת החבילה?

  1. 10 קבצים דומים (לא זהים, כי יש מחלקות עם ניואנסים טיפה שונים, כמו שיווק), אחת לכל מחלקה, בה בעל התקציב ממלא בקשות כוח אדם לפי תקנים, תקציב נסיעות, יועצים וכו'. לכל שורה ה-GL המתאים לה ב-ERP והקובץ הסופי (עוד עליו בסעיף 7) יכיל זאת בצורה שאפשר לטעון ל-ERP (אנחנו עם NetSuite). כל הקבצים יושבים באותה תיקייה ו-PQ יודע לגשת לתיקייה, לקרוא ולאחד את כל הקבצים שנמצאים בה. לכן, כדי להוסיף מחלקות פשוט צריך להוסיף עוד קובץ לתיקייה שיהיה במבנה המצופה (אפשר לעשות Save As לקובץ אחר). לא צריך פיתוח או השקעה מיוחדת, אמור לעבוד גם במקרים של עשרות מחלקות. יופי!
  2. בתוך הבקשות התקציביות שבסעיף 1, ישנם שני קבצים מעט שונים:
    1. קובץ עבור IT שכולל לשונית עבור SaaS עם העמסה לפי מחלקות ואפשרות להגדיר תשלום חודשי או שנתי לכל ספק (רווח והפסד יחלק הכל על פני השנה, דוח התזרים יידע למקם את ההוצאה בחודש התשלום שתזינו). בנוסף, לשונית נפרדת עבור הוצאות ענן, כולל אפשרות להוצאות פר ספירת ראשים במחלקה.
    2. קובץ עבור HR, עם אפשרות לסמן הוצאות שאתם רוצים להעמיס לפי ספירת ראשים (למשל שכר דירה). הקובץ שמאחד את הכל כולל דוח רווח והפסד לפני העמסה, ועוד דוח לאחר העמסה. יופי!
  3. קובץ נפרד עבור שכר. בכל הקשור לכוח אדם, הבקשות התקציביות בסעיף 1 כוללות רק מקום להזין כמות אנשים לכל שילוב של תקן ומדינה. אין בו נתונים כספיים של שכר, משתי סיבות: האחת, במקרה שבו בעל תקציב רוצה לשתף את הקובץ עם הצוות אבל הוא לא רוצה לחשוף אותם לנתוני שכר, וגם בגלל שקשה לחשוף לבעל התקציב רק את השכר שרלוונטי למחלקה שלו בצורה דינמית ויציבה (הרי אין row-level security באקסל). הסיבה השנייה היא שההפרדה בין השניים מאפשרת לרכז את כל מה שקשור לשכר בקובץ אחד שאפשר לשבץ בו הרבה לוגיקה מורכבת וגם לעשות בו ניתוחים רוחביים. בקובץ יש לשונית להזנת התקנים (חשוב להיות עקביים עם התקנים של הבקשות התקציביות בסעיף 1 אחרת חישוב השכר יהיה שגוי), מדינות, שכר ברוטו, בונוסים רבעוניים ו-MBO, שערי מטבע, עלויות מעביד, הפרשה להעלאות שכר (יכולים לבחור מתי בשנה, אפשר מספר פעימות בשנה, שיעורי העלאה שונים לכל מחלקה כי לפעמים מפרישים יותר להעלאות ב-R&D), שיעור הפרשה לחופשה והבראה (ייכלל ברווח והפסד בחודש האחרון של כל רבעון אבל לא בדוח תזרים מאחר וזה לא משולם במזומן) ועוד. הוספנו גם לשונית סיכום עם פיבוט וסלייסרים במידה ורוצים לראות את השכר הממוצע במחלקה מסוימת, לפי תקנים וגיאוגרפיות. זה די שימושי לבדיקות שפיות, מצאנו שם טעות בהזנה ידנית שלי, סתם בקטנה: 1.9 מיליון ש"ח שכר חודשי לאנליסט.
  4. קובץ עבור הכנסות וגבייה (הכנסות יילכו לרווח והפסד, גבייה לדוח התזרים)
  5. קובץ עבור עלות המכר
  6. קובץ עבור Capex (ייכלל רק בתזרים). אין חישוב פחת, הרווח והפסד בקובץ של סעיף 7 עוצר ב-EBITDA. אין גם הכנסות/עלויות מימון, מבחינתי הכנסות מפיקדונות זה סוג של Buffer.
  7. פלט. קובץ מסכם שמאחד את כל הקלט לטבלה גדולה אחת, עם לשוניות שמכילות את הדוחות הסופיים באמצעות SUMIF. זה הקובץ שישמש אתכם למצגת של הבורד. יש גם דוח שגיאות שיצביע על מקומות בהן הייתה סטייה מהתבנית המצופה מקובץ מסוים. הקובץ כולל רווח והפסד לפני ואחרי העמסות, מפורט ולא מפורט (מפורט אומר פירוט של ההוצאות של כל מחלקה בתוך סיווג, למשל פרודקט ופיתוח בתוך R&D), רווח והפסד בשיטה הישירה (כולל התייחסות למע"מ ו-capex), ספירת ראשים מתגלגלת, פירוט של גיוסים חדשים בכל תקן ומיקום (בשביל לשתף עם HR) וניתוחי רגישות כמו איך יתרת המזומנים לסוף שנה משתנה כתלות בשינוי של שער החליפין. אין מאזן.
הרשמה לוובינר

אתה בטוח שזה כולל את כל מה שאני צריך/ה?

לא, ממש לא. למען האמת, זו הפעם הראשונה שאני ממש חושף את הקימונו לגבי "כלי עבודה" שלי, ואני יודע שקיים כאן סיכון ששכחנו לכלול משהו חשוב, לקחנו הנחה שגויה או שחלילה יש טעות כלשהי במשיכה. זה חלק מהסיכון של Building in public אבל הוא בטל בשישים לעומת הכיף של לשתף משהו שאולי יעזור לאנשים.

אני יודע קצת Power Query. אוכל להסתדר לבד עם זה?

כנראה שלא. ניסינו לבנות את הקובץ שיהיה ידידותי, אבל הלוגיקה מאחורי הקלעים מאוד מורכבת וכל שינוי שלב במקום אחד עלול לשבור משהו במקום אחר.

יש לי מלאי במאזן, מה עושים?

התקציב לא כולל התייחסות מפורשת למלאי, אבל אני מניח שאפשר לעשות התאמות למה שכבר יש במסגרת הקובץ של חישוב עלות המכר. אני מזכיר שאין בקובץ חישוב של יתרות מאזניות אבל זה לא מסובך להוסיף.

השתכנעתי שאין לך חיים. ושאני רוצה להירשם. אפשר פרטים?

בשמחה! הוובינר יועבר בעברית וייערך ביום חמישי ה-3 בפברואר בשעה 10:00. אני משריין שעה וחצי למקרה שיהיו שאלות ויתפתח דיון. אם לא יהיו, נסיים מוקדם יותר :)

הרשמה לוובינר

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר.