נוהל סגירת חודש במחלקת הכספים שלנו

אוקיי, פוסט ראשון מזה שנה. בואו נראה אם אני זוכר איך עושים זה.

היי לכולם! מרוב רעיונות קטנים לפוסטים קטנים איכשהו יצא שלא כתבתי כבר די הרבה זמן. אז במקום להמשיך להתלבט פשוט קבלו פוסט בנושא הראשון שעלה לי השבוע: נוהל סגירת חודש שבנינו במחלקת הכספים בחודשים האחרונים. המהלך כולו הובל על ידי החשב החדש של מדלן ולוקלייז, אהוד צדוק כפרה-עליו, שהנוכחות שלו מורגשת מאוד מהרגע שנכנס לנעליים הקטנטנות שלי בכל מה שקשור לחשבות ו-FP&A. לפני שאני ממשיך לנוהל עצמו, מילה על "טקסים". כאחד שבא מחברה קטנה יחסית לחברה שהלכה וצמחה לסביב ה-170 עובדים, אני משתדל לבוא לנושא הזה עם הרבה צניעות. טקסים שבועיים/חודשיים/רבעוניים הוא משהו שלא כל כך קורה בחברות קטנות ממגוון סיבות: הצוות מאוד מאוחד סביב המטרה גם כך, "אין זמן" "להתעסק" ב"שטויות האלה", צוות ההנהלה ברובו לא מגיע מחברות גדולות אז הוא לא מכיר טקסים, אין HR אז אף אחד לא לוקח זאת על עצמו ועוד ועוד. ככל שאני צומח יחד עם מדלן אני מכיר בחשיבות של טקסים, לא משנה באיזו מחלקה, גם ברמה האישית (הערכת עובדים אחד-על-אחד חצי שנתית), גם בצוותית ("וויקלי") וגם ברמת החברה (Happy Hour / טיול חברה), ובואו נגיד שאם בכיר לשעבר ב-Airbnb בחר להזכיר זאת בפוסט שלו אודות בניית התרבות בחברה-של-32-מיליארד-דולר-שווי מי אני שאשלול זאת (ותודה לקובי על הלינק). אוקיי, נתקדם. פוסט זה מתמקד בשגרת סגירת החודש שלנו, כשבשבועיים האחרונים אהוד נפגש עם מקבילים אליו בחברות גדולות יותר (400+ עובדים), אז יש מצב שאעדכן את הפוסט במהלך החודשים הקרובים. תרגישו חופשי להוסיף משלכם בתגובות ואדאג להעתיק בלי לתת קרדיט.

נוהל סגירת חודש במחלקת הכספים שלנו

אוקיי, מתחילים, כשכל "בולט" מציין את תאריך היעד לסגירת המשימות שכלולות בו, המטרה היא לסיים לפני כן.

  • 2 לחודש – הדברים הדחופים. אצלי מדובר קודם כל בהעמדת דוח רווח והפסד למעט פקודת המשכורות. זה אומר סיום קליטת כל ההוצאות  של החודש שהסתיים, בין אם ההוצאה בכרטיסי אשראי, חשבוניות שהונפקו לנו (לא תמיד אפשרי, כמו במקרה של AWS, אז מבצעים הפרשה וסוגרים אותה כשהחשבונית מתקבלת. אבל אני משתדל להימנע מזה) וחישוב הכנסות GAAP (מצריך פקודת יומן של הכנסות-לקבל מול הכנסות ברווח והפסד).
  • עוד ב-2 לחודש – אהוד שולח מייל קצר למנכל החברה ולי עם שריפת המזומנים שלנו בחודש הקודם. המייל כולל ניתוח אנליטי בסיסי מאוד, מייל מפורט יותר יישלח כעבור מספר ימים. אז למה לעשות זאת?  כי לי חשוב לדעת מיד בסיום החודש כמה מזומן שרפנו ועל מה בעיקר. זה מסוג הדברים שאם אני לא יודע לשיר אותו תוך שנייה פשעתי בתפקידי.
  • 3 לחודש – אהוד עובר על חישוב הבונוסים במחלקות בהם זה קיים. זה משהו שלא התפניתי אליו כשעבדתי לבד במחלקה ומיד עם כניסתו של אהוד לתפקיד הכנסנו אותו, ואני מניח שלא תתפלאו לשמוע שאהוד עלה על כמה טעויות בחישוב… מעבר לזה שתמיד טוב שיש עוד עין בוחנת, זו הזדמנות טובה לרכז את כל המודלים השונים של תגמולים אצל פונקציה מבקרת אחת ובדרך כלל זו גם הדמנות טובה לשוחח קצת על הלוגיקה שמאחורי כל מודל ועל האם היא אכן תורמת לתמרוץ העובדים.
  • עוד ב-3 לחודש – וידוא שברוקס-קרת, הנהלת החשבונות החיצונית שלנו בארה"ב (יש לנו שם חברה-בת בבעלות מלאה), קיבלו את כל החשבוניות שחסרות להם כדי לסגור את החודש.
  • 5 לחודש – תשלום משכורות כולל פקודת שכר. בגדול משתדלים לשלם תוך 3 ימי עסקים מהרגע שהתחיל החודש, כולל הזנה מלאה של ימי חופש, מחלה ושאר ירקות. טיפהל'ה מאתגר כי לא כל העובדים הם בשכר גלובלי, אבל מהרגע ששמנו זאת למטרה תמיד הצלחנו לעמוד בה.
  • 7 לחודש – יש פקודת שכר, אז אפשר לשלב את החשבונאות באנליזה העסקית. אהוד ממלא ב-Sheet ייעודי נתונים הנדרשים לחישובי LTV&CAC, כגון עלויות שרתים, משכורות (כולל תתי מחלקות במחלקות
  • בהן זה קיים), קניית מדיה וכו'. מחלקת האנליזה העסקית תשתמש בנתונים האלה לניתוחים השונים שאנחנו עושים בסוף החודש.
  • עוד ב-7 לחודש – סגירת דוח רווח והפסד על בסיס מזומן של החודש החולף. בראיה אחורה, הפוסט שכתבתי בנושא הזה הוא לדעתי אחד הפוסטים הכי חשובים שכתבתי בבלוג. בין אם הצלחתם ליצור אותו בצורה אוטומטית (כמו שאנחנו הצלחנו) או לא, מדובר לדעתי בדוח הראשון שאמור לעניין אתכם ואת הבורד שלכם. אליו אפשר להוסיף הכנסות GAAP ועוד נתונים אם בא לכם.
  • עוד ב-7 לחודש – אהוד שולח לכל סמנכלית לינק ל-Sheet הכולל את הוצאות השכר וה-SaaS במחלקה שלה, כולל השוואה לחודש הקודם. הרציונל פשוט: אחד, כל סמנכלית בחברה צריכה להבין "כמה כסף היא מניעה", במקרים מסוימים מדובר במאות אלפי דולרים והסמנכלית צריכה להרגיש את כובד המשקל הזה עליה. ROI היא לא מילה גסה. שנית, דרך טובה לעלות על הוצאות SaaS מיותרות. האמת שבהתחלה היה לדוח הזה אימפקט רב ועכשיו פחות. כשאני חושב על זה תוך כדי כתיבת הפוסט, אולי יש מקום לשלוח את הגליון הזה לחתימה דיגיטלית של כל סמנכלית.
  • 10 לחודש – ניתוח אנליטי מפורט של אהוד לשריפת המזומנים שלנו בחודש החולף, במייל ו-Sheet הנשלחים למנכל החברה ולי.
  • עוד ב-10 לחודש – כל GM מקבל דוח רווח והפסד חודשי בטריטוריה שלו, לאחר העמסת עלויות כנדרש (שכר לפי כמה עבדו על המוצר בכל טריטוריה, שרתים לפי חלוקה שה-DevOps ביצע. ההעמסות מתבצעות במרכזי עלות של ה-ERP שלנו, פריוריטי), כולל תובנות עסקיות והשוואה לחודש הקודם ולתקציב. הדוח שנשלח כולל טוויסט קטן. תחת כל קטגוריה אנחנו מפרטים את עלות השכר במחלקה וכן קטגוריות מרכזיות אחרות. במקרה של עלות המכר זה אומר משכורות ושרתים, בשיווק משכורות, קניית מדיה וכלי SaaS וכן הלאה. הנה דוגמה לדוח כזה:

דוגמה לדוח רווח והפסד פר טריטוריה

  • עוד ב-10 לחודש – מילוי החלק הפיננסי בדוח החודשי שנשלח לבורד שלנו. הדוח החודשי הזה הוא נושא בפני עצמו, רק אציין שעוד כלולים בו סיכום עסקי של החודש שחלף (כל GM כותב בעצמו) ופירוט של השינוי בכח אדם בחודש החולף בכל מחלקה (הצטרפויות, עזיבות ושינוי נטו), כולל ציון המשכורת
  • הממוצעת בכל מחלקה.
  • 11 לחודש – ייבוא נתוני בפועל ל-Budgeta, גם רווח והפסד וגם מזומן. הרווח והפסד צריך להיות תואם בדיוק לרווח והפסד הקיים ב-ERP. המזומן צריך להיסגר ליתרת המזומנים שלנו בסוף החודש שחלף. מאחר ו-Budgeta לא יודע להתמודד עם מע"מ בצורה טובה בדרך כלל יש צורך לעשות עוד פעולת התאמה שתסגור הכל כמו שצריך. לא נורא.

טיפ קטנצ'יק ביישום

אני תומך נלהב בכלים ייעודיים של ניהול משימות. בחודשים האחרונים התחלנו לעבוד עם Asana גם פנימית וגם בפרויקטים מול חברות ייעוץ חיצוניות (כמו במקרה של הטמעת סיילספורס), אז כמובן שזו ההמלצה שלי גם במקרה הזה. ספציפית אני ממליץ לייצר Template ב-Asana ולפתוח על בסיסה "פרויקט" מדי חודש (אוגוסט 19, ספטמבר 19 וכו'). זה גם נותן view על קצב ההתקדמות וגם מאפשר לשתף משימות בין חברי הצוות בצורה קלילה.

מילות סיכום

טקסים זה טוב. בכל מחלקה, אבל במיוחד במחלקת כספים. זה מכניס סדר, מציף אנומליות ומהווה הזדמנות לשתף Stakeholders מכל קשת הצבעים. למי שלא מגיע מחברה גדולה הנהלים האלה יכולים להיראות מיותרים בהתחלה, או לפחות לא-הדבר-הכי-דחוף-כרגע; אבל ברגע שמתחילים עם זה והמידע מתחיל לזרום קשה לחזור אחורה מהשקיפות שנוצרת. הנוהל שלנו במדלן/לוקלייז הולך ונבנה בחודשים האחרונים, פעם מורידים ופעם מוסיפים – תמיד מתמקדים במקסימום יצירת ערך ל"לקוח" של המידע וומינימום Overhead מיותר,  מה שמביא אותי לחתום את הפוסט עם ההמלצה הבאה: מהרגע שחציתם את ה-40 עובדים, בנו משהו בסיסי ושפרו אותו לאט-לאט, ההשקעה הזו תחזיר את עצמה די מהר וגם תתן לכם את הבסיס לכתיבת פוסט במדיום לאחר שתעברו את מחסום ה-30 מיליארד דולר שווי.

נ.ב – הירשמו כאן לעדכונים שבועיים ממני

מדי יום חמישי אשתדל לשלוח מייל עם 2-5 לינקים לפריטי תוכן מעניינים, כנראה בנושא כלכלה / פוליטיקה / סטארטאפים.



3 תגובות כתוב תגובה

  1. הי ערן, אחלה פוסט!
    ברשותך כמה שאלות:
    1. יש לא מעט ספקים שלא מעבירים חשבוניות עד ה-2 לחודש, אתם מתעסקים כל חודש עם מלא ההפרשות או שלוקחים מספר משקף כלשהו ומגדילים את ההוצאות בהתאם?
    2. האם אתם מבצעים נעילה מלאה כל חודש בפריורטי? (כל חשבונית שמגיע באיחור נכנסת אוטומטית לחודש הבא)
    3. האם הנה"ח של חברת הבת בארה"ב נעשית מהארץ או מחו"ל?
    4. כרטיסי אשראי זה סיוט די רציני, אם יש אצלכם שימוש משמעותי איך אתם מתמודדים עם קבלות שלא מגיעות? רלוונטי בעיקר בשימושים של הקודקודים…

    • אהלן אוריה,
      1. הרוב אצלנו שולחים את החשבוניות עד ה-4 לחודש, אולי הגזמתי עם ה-2. בכל אופן, אם כבר הפרשות אז רק על סכומים גבוהים, מעל 10,000 דולר במקרה שלנו. אחרת זה סיוט לסגור כל פעם מול החשבונית כשהיא מתקבלת.
      2. לא. אני מעדיף שיהיה לי דוח רווח והפסד כמה שיותר נכון מבחינת חודש רישום ההוצאה, ואני מבין שזה אומר שייתכן והמספרים ישתנו מעט לאחר שאני מציג אותם.
      3. מהארץ, ברוקס קרת. מסים עם sagent
      4. בארץ זה לא בעיה, מתקשרים לספקים ונותנים להם כתובת מייל. חו"ל כמעטהכל זה SaaS אז אומרים לכולם לשים את כתובת המייל הייעודית בפרטי החשבונית (ap@…), ומה שבהעברות בנקאיות גם ככה עובר דרכי/דרך אהוד.

      ערן

כתיבת תגובה