עבר קצת זמן מאז הפוסט האחרון, ולא סתם. הייתי עסוק עם הכנת הדוחות הכספיים, עניינים שוטפים אחרים וגם, כפי שכותרת הפוסט מרמזת, עם העברת המשרדים שלנו. ניסיתי לזקק כמה תובנות מהתהליך לפוסט שאני מקווה שיעזור למי ששוקלים לעשות מהלך דומה, הפוסט הזה הוא תפעולי יותר מהאחרים אבל אני מניח שיהיה רלוונטי ללא מעט חברים.

שלב ראשון: בדיקת כדאיות כלכלית

ראשית כל, אני יוצא מנקודת הנחה שכבר יש לכם משרדים ואתם שוקלים להחליף. מציאת משרד ראשון היא משימה שונה מזו שאני התמודדתי איתה, לפעמים היא קלה יותר כי לא צריך להתחשב בתגובת העובדים לשינוי המיקום ולפעמים קשה יותר (עודף אלטרנטיבות, לקיחה בחשבון של קניית ציוד וכו').

אז איך מתחילים בבדיקת הכדאיות? דבר ראשון, מצטמצמים למספר אלטרנטיבות קטן ככל האפשר, תוך לקיחה בחשבון של הגורמים הבאים:

• מיקום – כזה שיהיה אטרקטיבי מבחינת המחיר שאתם מחפשים, אבל גם כזה שלא יגרום למרמור בקרב העובדים. במקרה שלנו, מאחר והמשרדים שלנו היו ברמת החייל, צמצמנו את האפשרויות ללהישאר ברמת החייל, לעבור לאזור רמת גן או לעבור לאזור התעשייה של בני ברק (שבו בסוף בחרנו). שקלנו גם את פתח תקווה, אבל החלטנו שזה יהווה זעזוע גדול מדי, מה עוד שהיא פחות נגישה, באוטו ובתחבורה ציבורית. אגב, בהתחלה מאוד התלהבנו משדרות יהודית ואפילו ראינו כמה וכמה משרדים באזור אבל ירדנו מהרעיון לאור עבודות הרכבת הקלה. יכול להיות שאם כל העובדים שלכם תל אביבים זה דווקא יכול להתאים – מדובר באזור שהוא גם נגיש, גם מדליק וגם ברמת מחירים סבירה יחסית (יותר מרמת גן, פחות מרמת החייל, הרבה פחות מרוטשילד). מילה אחרונה בנוגע למיקום: לי גם היה חשוב שהמיקום יהיה כזה עם אופי, באופן אישי אני לא סובל פארקי היי טק, הם תמיד נראים לי חסרי נשמה ומלוקקים. בקיצור, פארק המדע של רחובות לא היה אופציה :)
• רמת גימור – האם חשוב לכם שהבניין יהיה טיפ טופ? עם שומר או בלי? מה בנוגע לחניות? במקרה שלנו, חיפשנו משהו טיפה לופטי, שמצד אחד עזר למחיר נמוך אבל מצד שני היה קצת יותר קשה למצוא. בנייני משרדים של חמש קומות עם חיפוי שיש עושים לי בחילה. חשוב לזכור שהקריטריון של רמת גימור מתכתב באופן ישיר עם המחיר למ"ר שאתם שואפים אליו. אנחנו למשל לא היינו מוכנים לשלם יותר מ-65-70 ש"ח למ"ר ולכן לא היה הגיוני לחפש משרדים ברמת גימור גבוהה ברמת החייל, מלכתחילה חיפשנו רמת גימור C.
• גודל המשרדים – יש מין כלל אצבע שאומר שצריך 10-12 מ"ר נטו לכל עובד בחברה, אבל רצוי להיזהר עם הכלל הזה כי אחוז השטחים הציבוריים יכול להשתנות בצורה דרמטית ממשרד למשרד. כמו-כן, שזה לא יגביל אתכם בחיפושים. אנחנו למשל חיפשנו משרדים בטווח של 150-180 מ"ר ובשל המחיר הנמוך יחסית שהצלחנו להשיג לקחנו משרדים בגודל 250 מ"ר.
• מה שמביא אותי לנקודה האחרונה והיא פוטנציאל הגדילה. הייתם רוצים למצוא משרדים שמצד אחד יספקו את הצרכים המידיים שלכם, אבל מצד שני יוכלו לספק את הצרכים העתידיים. בעולם הערכות השווי זה נופל תחת הקטגוריה של אופציות ריאליות.

אוקיי, בואו נדבר על הנחות המודל. לדעתי, כשמשווים אלטרנטיבות צריך לקחת בחשבון ארבע הוצאות מרכזיות:

1. דמי השכירות (אפשר לכלול כאן פריסה של עלות השיפוצים של המשרד במידה ותזדקקו לכאלה)
2. דמי ניהול
3. ארנונה
4. עלות החניות

בהקשר הזה חשוב לציין שיש בניינים שדמי הניהול כוללים בתוכם גם את החשמל של המזגנים (אם יש צ'ילרים), וזה שווה ערך לבערך 5 ש"ח למ"ר. בכל אופן, כל הנתונים הללו הם פונקציה של גודל המשרד ולכן רצוי לקבע כפרמטר גודל מסוים שנראה לכם מייצג ולבחון את האלטרנטיבות השונות תוך הסתמכות עליו.

לבסוף, יש את הקטע הזה של להחליט לאן עוברים, ופה העניינים מתחילים להיות טיפה שונים משאלה בקורס יסודות המימון. נגיד שיש אופציה שהיא הזולה ביותר אבל תכביד הכי הרבה על העובדים מבחינת המיקום שלה. נגיד ויש אופציה זולה יותר ב-2,000 דולר לחודש במרחק של שני בניינים מהמשרדים הנוכחיים. עוברים או לא עוברים? מה הסף שלכם? אין כאן כלל אצבע מחייב, אבל רצוי לזכור שהסכומים מצטברים, ולכן 2,000 דולר בחודש מצטברים ל-36,000 דולר בשלוש שנים – כמנהלי כספים, אני ממליץ לכם לקחת זאת בחשבון.

שלב שני: מו"מ וסגירת החוזה

• ייתכן ואכתוב בעתיד פוסט נפרד על מו"מ, בכל אופן מה שהכי עובד עבורי, בהיותי שקרן די גרוע, הוא קיומן של אלטרנטיבות. כך אני לא צריך לשקר, זה עושה אותי רגוע יותר ולרוב עושה את הצד השני לחוץ יותר.
• רצוי לקחת חוזה לשנה-שנתיים עם אופציה להארכה במחיר נוח.
• רצוי להיעזר בעורך דין המתמחה בנדל"ן. יש דברים שיכולים לראות לכם קריטיים ומסתבר שהם בקטנה, יש דברים שנראים שוליים אבל אסור בשום אופן להחליק אותם.
• כדאי גם גם להכניס בחוזה סעיף שבו יש לכם מספר ימים כדי לשלוח ליקויים שמצאתם ושצריכים להיות מתוקנים לשביעות רצונכם. לכו תדעו מה תגלו. למשל, אצלנו גילינו שהמזגן לא מקרר מספיק טוב. לכו תסמכו על רצונו הטוב של בעל הנכס לאחר שכבר נכנסתם לנכס…
• נהוג לתת ערבות בנקאית של חודשיים-שלושה, אפשר במקום לתת צ'קים כפיקדון. למרות שערבות בנקאית כרוכה בעמלות גבוהות יחסית, היא עדיפה על לתת צ'ק פיקדון משתי סיבות:
• 1. ברגע שהבנק מקבל דרישה לחילוט הערבות הבנקאית הוא מודיע על כך, ואז יש פרק זמן של מספר ימים להוציא לדוגמא צו מניעה בהנחה ואתם סבורים כי החילוט נעשה שלא כדין. ברגע שהכסף מופקד אצל בעלי הנכס והם ייחסו חלק ממנו למה שהם טוענים שמהווה הפרת הסכם מצידכם, יהיה לכם קשה יותר לקבל כסף זה חזרה, ותצטרכו לנהל הליך משפטי לשם כך.
• 2. אם המשכיר ייכנס להליכי כינוס נכסים ו/או פירוק – סביר להניח כי הכסף שהפקדתם כפיקדון לא יחזור אליכם, או יחזור אליכם ממה שיוותר לאחר חלוקה לנושים הקודמים והראשונים. ברגע שיש ערבות בנקאית ואין סיבה לחלטה תוכלו למעשה לקבל את הכסף אליכם חזרה (שכן הוא לא יצא עדיין מהחשבון שלכם ולא עבר לחשבון המשכיר).

שלב שלישי: המעבר עצמו, סגירת מנהלות וכו'

דברים שכדאי לסגור קודם לכן:

• ניקוי יסודי של המשרדים
• העברת מרכזיית הטלפון – עדיף PRI על SIP, ואם אין לספק התקשורת שלכם, סיכוי גבוה שלבזק כן יש, ועדיף ללכת איתם למרות שהם יקרים יותר. כמו-כן, דאגו לאיש מרכזיות שיתקין את המרכזיה במקום החדש לאחר שספק התקשורת עושה את שלו. ספק התקשורת לא יעשה זאת עבורכם
• העברת קו האינטרנט – עדיף לעשות קו נוסף ולהפעיל את האתר החדש במקביל לקיים, זה עולה גרושים
• מנעול חדש, אזעקה עובדת וחיבור למוקד של חברת השמירה
• העברת הביטוח לכתובת החדשה
• "עקוב אחריי" בדואר לכתובת החדשה
• שינוי כתובת אצל ספקים חשובים
• ציוד הכרחי שתזדקקו לו – שולחנות, כיסאות, ריהוט וכו'
• פינוקים ליום הראשון שלאחר המעבר – עוגות, פירות וכו'
• לגבי להעביר חשמל וארנונה – אפשר לחכות עם זה עד חודש לאחר המעבר

לגבי המעבר עצמו, אפשר לקחת חברה שתארוז הכל ואפשר לא, לשיקולכם. לגבי יום המעבר, אנחנו עברנו ביום חמישי בערב ואני חושב שזה מועד מועדף מכמה סיבות: האחת, זה סוף השבוע, אז אפשר לגנוב כמה שעות מסוף היום ולרתום את כולם לסידורים אחרונים. שנית, הרבה יותר קל להעביר את הציוד למשרדים החדשים בסוף היום/שבוע. כמו-כן, רצוי להשתדל ולזרוק את הציוד המיותר לפני המעבר, גם משיקולי עלויות וגם כי מדובר בגוף במצב צבירה מוצק – הוא לא ייעלם באורח פלא לאחר המעבר. גם ככה מבאס לסדר את כל המשרד מאפס, נסו לעשות את זה עם כמה שפחות ציוד…

בכל אופן, אני כותב את הפוסט שבוע לאחר שהשלמנו את המעבר, העניינים מתחילים להסתדר. תחושת ההישג בעקבות החיסכון הגדול מאוד נחמדה עבורי, מה עוד שהמשרדים החדשים יותר מתאימים לכיוון החדש שלקחנו לעצמנו. בקרוב אכתוב פוסט די נרחב על הליך הכנת הדוחות הכספיים ועל נושאים פיננסים אחרים, כמו גם יוזמות קהילתיות שאני שוקל להקים במסגרת האתר. עד אז, המשיכו לחסוך…:)