הפוסט הראשון שלי יעסוק בכלים שבהם אני משתמש מדי יום ואני חושב שיכולים לסייע לכל מנהל כספים. ייתכן שהפוסט ידבר יותר אל מנהלי כספים של חברות סטארט-אפ, אבל אולי גם כאלה מנוסים יותר יוכלו להיעזר בו. הרגישו חופשי להוסיף בתגובות כלים משלכם כדי שאוכל להעתיק אותם ללא בושה ומתן קרדיט. סתם, סתם. הוסיפו, יהיה בסדר..

1. אקסל, עדיף 2013 – אני עוד אכתוב כאן לא מעט על אקסל, וגם אשתף מודלים שבניתי, אבל נכון לעכשיו, רק אומר שההבדלים בין אקסל 2013 לגרסאות מוקדמות יותר הוא די משמעותי, במיוחד בכל מה שקשור לכלי שהוא מאוד חביב עלי – Power Query.
2. Power BI – ללא צל של ספק הכלי שהשפיע הכי הרבה על עבודתי. קטנה היריעה מלהכיל את כמות המחמאות שיש לי לכלי הזה אז אני אגש ישר לתיאור שלו. Power BI מאפשר לכם לאסוף נתונים ממגוון מקורות (למשל: מערכת ה-CRM, מערכת ה-Billing ובעצם על מערכת שיודעת לייצר טבלה נגישה), לעבד אותם (איחוד, הוספה, חישובים וכו') ולהשתמש בתוצר הסופי (שהוא בעצם טבלה או מספר טבלאות) כדי ליצור דשבורדים שיודעים להתעדכן לבד. בנוסף, אפשר לפרסם את הדשבורדים כדף אינטרנט שאפשר לחלוק עם מי שרוצים (בתוך או מחוץ לארגון). העבודה עם הכלי היא סופר אינטואיטיבית, בטח למי שלמד להשתמש ב-Power Query. מומלץ, מומלץ, מומלץ.
3. Box / Google Drive / Dropbox – לא הסתדרתי עם OneDrive, אלה הכלים המועדפים עלי. בכל אופן, אל תחשבו אפילו על לעבוד על כונן רשת או משהו בסגנון, זה פשוט אסון. אישית, אין לי העדפה בין הכלים השונים הללו. Box נחשב למאובטח יותר, ובעל ממשק ניהול הרשאות מתקדם, ולכן נהוג להשתמש בו כאשר חולקים חומרים במהלך בדיקת נאותות (Due Diligence, או בקיצור: DD).
4. Elance – יש לי קטע. אני לא אוהב לשלם הרבה על דברים פשוטים יחסית. כשאני מרגיש שמתחילים "לעבר" אותי, אני טס על מטוס וירטואלי למזרח הרחוק ושוכר לי פרילנסר הודי / פקיסטני. אני מניח שרבות נכתב על הנושא הזה, אז אני אתן בקצרה את שני הסנט שלי. בדברים שהם commodity, כמו תיקון קוד VBA, עיצוב תמונה, תיקוני HTML ואפילו שדרוגי SalesForce, יש יתרון עצום למי שיודע להגדיר בדיוק מה הוא רוצה ויש לו את הסבלנות לכתוב זאת בפירוט רב. המחירים יכולים להגיע לרבע מהסטנדרט בעולם המערבי, והרמה לא נמוכה כלל. ממליץ בחום לתת צ'אנס, ולא להתייאש אם בנסיונות הראשונים זה לא מצליח. בסוף זה שווה את זה. אה, ועוד משהו. תתפלאו כמה דברים נהיו היום commodity. פעם, בחיים לא הייתי מעלה על דעתי למצוא באתר פרילנסרים מתכנת Apex (שפת התכנות של SalesForce, ה-CRM שלנו).
5. KeePass – קודמי בתפקיד הציג בפני את הכלי הזה, והוא מאוד מומלץ. מלבד היכולת הבנאלית לזכור סיסמאות, יש לו גם אפשרות לייצר סיסמאות כעצמו, ולהזין אותן עצמאית כשלוחצים על צירוף המקשים Ctrl+v.
6. Trello – אם אתם מנהלים אופרציה שוטפת שמונה מספר אנשים, יש סבירות גבוהה שאתם הולכים לנשק אותי על ההמלצה הבאה. יש המון כלים לניהול משימות ואינספור דיונים ברשתות החברתיות. Asana, Dapulse, Wrike, Any.Do ועוד ועוד ועוד. אני הכי אהבתי את Trello מאחר ואני אוהב לראות את הכל מול העיניים, מחולק לקטגוריות (רשימות, אם להשתמש בשפה של המוצר). ההיררכיה ב-Trello פשוטה. ראשית, ישנו לוח, בתוכו רשימות ובתוך כל רשימה ישנם כרטיסים. תחשבו על כרטיס כפריט משימה. אפשר לצרף אליו קבצים, להעיר הערות, לקבוע לו תאריך סיום ועוד ועוד. מה שאני אהבתי ב-Trello הוא היכולת לשתף לוחות בין חברי צוות, לבנות עבור כל אחד מהם רשימה ולשים בכל רשימה את הכרטיסים של אותו אדם. כשהוא מסיים, הוא יכול להעביר את הכרטיס לאדם הבא או להעלים אותו. אפשר גם לעשות מנוי להתראות בלוח מסוים כדי להיות עם האצבע על הדופק בנוגע לשינויים. העבודה ב-Trello היא מאוד נוחה עבור אופרציות פנים-ארגוניות שצריך לנהל באופן שוטף. למשל, עבור ניהול הגבייה, אני יכול ליצור לוח גבייה, לזמן אליו את האנשים הרלוונטיים וליצור עבור כל אחד מהם רשימת מטלות. למשל, אני יכול ליצור כרטיס עבור כל חוב של לקוח ולשים אותו ברשימה התחלתית שדורשת דיון ביני ובין מנהל הטריטוריה. אם החוב אכן לגיטימי, אעביר את הכרטיס לאשת הגבייה למשלוח מייל ראשון בנושא. יכולה להיות לה עוד רשימת Follow-up אליה היא תעביר את הלקוחות שכבר יצרה עמם קשר, ולאחר כל שיחה היא יכולה לתמלל את שהתרחש שיחה בתוך הכרטיס הרלוונטי, כתגובה. אפשר גם ליצור רשימה של לקוחות שנמצאים אצל סוכנות הגבייה וכו' וכו'. גם מחלקת המכירות יכולה לעשות שימוש בלוח של Trello, כאשר שם כל רשימה תורכב משלב בתהליך המכירה וכל כרטיס הוא הזדמנות לעסקה. בקיצור, מאוד נוח, מאוד איטואיטיבי ברגע שמבינים את ההיררכיה של הנתונים ובעיקר – מאוד ממכר :)
7. CapShare – בקרוב אכתוב כאן כמה מילים על Cap Table, שהיא למעשה טבלה המכילה את אחזקות כל בעלי המניות בחברה. מניות בכורה, מניות רגילות, אג"ח להמרה, כתבי אופציות, אופציות לעובדים (ESOP) וכו'. בדקתי המון כלים בתחום הזה, ו-CapShare הוא ללא ספק המוביל. הוא ידידותי מאוד, קל להזין אליו את הגיוסים האחרונים שנעשו (זה מעין דף Google Sheets שמדביקים אליו את הנתונים והוא עושה את השאר לבד), ניתן לשתף את הטבלה עם בעלי המניות או גורמים אחרים (וכמובן, לוודא שכל בעל מניות רואה רק את היסטוריית האחזקות שלו), והחלק הכי מגניב, שעדיין לא יצא לי להשתמש בו, הוא היכולת לנתח תרחישים, כלומר מה התוצאה בכל מיני תרחישי גיוס / אקזיט. כאשר מבנה ההון מורכב, והמאפיינים של מניות הבכורה רבים, הכלי הזה יכול להיות מאוד שימושי כיוון שהוא מאפשר להכניס את כל המאפיינים של כל סוג מכשיר הוני ולבצע סוגים שונים של אנליזות על סמך אותם מאפיינים.
8. HelloSign – את HelloSign הכרתי כשמשרד עו"ד שנתן שירותים לסטארט אפ קודם שעבדתי בו (Hello Doctor) השתמש בו כדי לשלוח לי את החוזה לחתימה. עבר זמן מאז, ובחודשים הראשונים שלי בתפקיד הנוכחי השתגעתי מכמות המסמכים שאני צריך לחתום ו/או להחתים אחרים עליהם (כידוע, CFO בסטארט-אפ אחראי גם על הצד המשפטי…). רגע לפני הקפיצה מהחלון נזכרתי ב-HelloSign. ליתר דיוק, נזכרתי שיש פיתרון כזה אז חיפשתי קצת וניסיתי תחילה את EchoSign, אבל חוויית השימוש בו על הפנים, ואז התגלגלתי ל-HelloSign. אחלה כלי, חוסך המון זמן, וכמובן – קביל משפטית בכל העולם. יש גם כלי בשם Docusign, שיש לו גם אפליקציה שמתחברת ל-Salesforce, ואז אפשר לעשות דברים מגניבים כמו להחתים לקוחות על הצעות מחיר וכו', אז שווה לנסות גם אותו. בכל אופן, אתם חייבים לקחת לכם כלי חתימות אלקטרוניות. חייבייייםםםםם.
9. Zendesk – אני לא יודע כמה עוד ייצא לי לכתוב על הנושא הזה, אבל יצא שבחברה הנוכחית שלי אני אחראי גם על האופרציה. Zendesk ודומיו מאפשרים לנותן שירות, בין אם הוא נותן שירות ללקוחות מחוץ לארגון או מחלקות בתוך הארגון, לנהל קריאות בצורה מסודרת, ולא פחות חשוב – נותן למנהל שלו Dashboard בנוגע לסטטוס הקריאות (כמה קריאות נפתחו, תוך כמה זמן הן נענו וכו'). זה עולה בערך 80$ למשתמש, ויכול לחסוך הרבה בלאגן.
10. xlwings – אוקיי, זה קצת למתקדמים, אבל למי שמעוניין להתמקצע במידול ומתלבט אם ללמוד VBA, אני ממליץ בחום לחשוב על ללמוד Python ואח"כ ללמוד כיצד אפשר לחבר את Python לאקסל באמצעות חבילה שנקראת xlwings. Python היא שפה סופר גמישה וחזקה, והלימוד שלה יכול להועיל בכל כך הרבה תחומים אחרים, שפשוט חבל להתקבע על VBA, שפה מיושנת עם יכולות מאוד מוגבלות. למי שמעניין אותו לראות את Python בפעולה, אז יש את דף הכלים השימושיים באתר הבית האחר שלי ומודל לניהול תזרים מזומנים שעושה שימוש ב-Python כדי לעבד את הנתונים.
11. עו"ד לענייני גבייה – אוקיי, אז זה לא כלי. תירו בי. בכל אופן, תמיד טוב שיש לאן להעביר לקוח שלא הולך איתו בטוב. באירופה זה טיפה יותר מוסדר, ויש סוכנויות גבייה שאפילו מספקות סטטוס גבייה באמצעות פורטל. בכל אופן, טוב שיש. הסטנדרט שאני מכיר הוא 15% עד להליך משפטי, אשמח לשמוע על דילים משתלמים יותר.

זה הכל נכון לעכשיו. אני מאמין שפוסט זה יתעדכן מדי פעם, כשאזכר בעוד כלים, או אכיר כלים חדשים.