הייתי בשבוע הראשון בתפקיד והייתי נחוש לספק איפמקט כמה שיותר מהר.

זו הייתה הפעם השנייה שלי כפונקציה מובילה במחלקת כספים צעירה, כך שהרבה מהיומיום כבר היה די מוכר. לא היה לי playbook בראש, בעיקר נתתי ליומיום לנהל אותי עם הבלחות של שעה פה ושעה שם לחשוב על מה אני רוצה להשיג בטווח של כמה חודשים קדימה. דוחות כספיים מבוקרים מביג 4? meh. דשבורדים של LTV ו-CAC? פחות רלוונטי, רוב הטראפיק היה אורגני וגוגל אנליטיקס עשה את העבודה.

היום אני כבר יודע שלהתעמקות בגבייה כבר בתחילת הדרך, תוך גזירה אחורה שלב אחר שלב בשרשרת ה-Order-To-Cash היא דרך מעולה ללמוד חברה, הערך שהיא מספקת ללקוחות שלה, לזהות מה חשוב בשרשרת, היכן צווארי הבקבוק ובניית סדר עדיפויות לפי רמת חשיבות (ולפי איזה מדד…).

ניהול מזומן, רמת כניסה: מזומן זה חשוב

בואו נדבר על זה רגע. מה זה בעצם אומר שמזומן זה חשוב? מה, אתם מלאך שנחת משמיים וגילה לצוות הברברים שניהל עד עכשיו את המופע שבלי מזומן בקופה אין עסק? מובן שלא. רוב הפאונדרים מכירים לפרטי פרטים את שריפת המזומנים שלהם, כולל גובה ההוצאות מגדולה לקטנה, משכר ועד לקרמוגית במטבח (רק שוקולד. פסק זמן, כידוע לכל בן תרבות, הוא חטא).

אז למה צריך אתכם? סליחה, אותנו.

כי פאונדרים אולי יודעים כמה מזומן הם שורפים, אבל הם לא עסוקים בלשפר את המדד הזה. יש להם דברים יותר חשובים לעסוק בהם, כמו לוודא שהם בונים מוצר אטרקטיבי ללקוחות משלמים. וגם, יש מצב שהם מחשבים את המדד הזה לא נכון, אבל זה נושא אחר.

נתחיל מהבייסיק. דפי בנק טוענים ל-ERP מדי בוקר ועושים התאמות בנקים כמה שיותר מהר. אם אתם עדיין עובדים עם כרטיסי אשראי בנקאיים, תטענו עסקאות לפני מועד החיוב כדי שהן יחכו להתאמה ביום שבו חברת האשראי מחייבת אתכם. אם אתם מקבלים שירותי הנהלת חשבונות מחברה חיצונית, תנו להם עוד כמה שקלים כדי לעבור לטעינת דפי בנק יומית ובמקביל תתחילו לעבוד על הכנסה של הנהלת החשבונות פנימה. כמה מהר? אתמול. התאמת פקודת שכר זה משהו קצת יותר מורכב, במיוחד אם יש בונוסים והפרשות רבעוניות, אולי אעשה על זה פוסט נפרד בהמשך (שזו דרך אלגנטית להתקדם מבלי להודות בכך שלעולם לא אכתוב על זה פוסט בהמשך).

טוב, אז יש לנו דפי בנקים, מה שאומר שיש לנו דרך לחשב את שריפת המזומנים שלנו. בפוסט הזה, שריפת מזומנים שווה ליתרת המזומנים בסוף תקופה פחות יתרת המזומנים בתחילת התקופה:

טבלה 1: שריפת מזומנים (רמת כניסה)

יתרת מזומנים סוף תקופה	1000
יתרת מזומנים תחילת תקופה	1400
שריפת מזומנים בתקופה	(400)

בפוסטים הבאים נציג את המונחים תזרים מזומנים חופשי/מפעילות, הכנסות מימון ואפילו, רחמנא ליצלן, תזרים מזומנים לצורכי תחזוקה/צמיחה.

אז יש לנו את שריפת המזומנים התקופתית, שזה נחמד, אבל לא אומר לנו יותר מדי כשלעצמו אם לא נדע כמה הכנסנו וכמה הוצאנו במהלך התקופה:

טבלה 2: שריפת מזומנים (רמת כניסה), פירוק למזומן נכנס ומזומן יוצא

מזומן נכנס בתקופה (Inflow)	250
מזומן שיצא בתקופה (Outflow)	(650)
שריפת מזומנים בתקופה	(400)

השורה התחתונה בשתי הטבלאות, 400, זהה. זה חייב להיות ככה. לכן, כשאתם מנסים לבנות כזו טבלה ב-BI שלכם, עדיף לעבוד מול טבלת הטרנזאקציות שקשורות לכל החשבונות שאתם כוללים תחת מזומן ולתייג כל שורה בהתאם לדוח שאתם בונים. אם לא תתייגו את כל השורות הסכימה לא תהיה זהה ליתרה המאזנית, מה שהופך את הדוח לחסר ערך. אם צריך, תתייגו שורות לא ברורות כ"אחר" ותשאפו שהסכומים תחת התגית הזו יהיו קטנים ככל האפשר. בפוסט הבא ניגע בנושא הזה קצת יותר לעומק וגם אשתף תמונות מסך מה-BI שיש לנו בפרוטאנטקס (מספרי דמי, כן?).

החישוב הפשוט שהצגנו נקרא חישוב תזרים בשיטה הישירה. יש עוד דרך לחשב את תזרים המזומנים לתקופה: לצאת משורת רווח כלשהי (למשל, רווח נקי) ולהוסיף שינויים שקרו במהלך התקופה בסעיפים מאזניים, כמו שעושים בדוחות כספיים או חישוב FCFF בהערכת שווי חברות. זהו חישוב תזרים בשיטה העקיפה ואנחנו לא ניגע בו יותר מדי בסדרת הפוסטים הזו. אולי אעשה על זה פוסט נפרד בהמשך

למה כדאי לשים לב בנוגע לשריפת המזומנים?

קודם כל, נסו לנקות את הרעש. למשל, לנכות מע"מ ומסים אחרים מהתנועות:

טבלה 3: שריפת מזומנים (רמת כניסה), פירוק למזומן נכנס ומזומן יוצא בנטרול מע"מ

מזומן נכנס בתקופה (Inflow) בנטרול מע"מ	213.7
מזומן יוצא בתקופה (Outflow) בנטרול מע"מ	(600/1.17)=(555.6)
שריפת מזומנים בתקופה בנטרול מע"מ	(341.9)
מע"מ נטו ששולם (או התקבל)	(341.9*0.17)=(58.1)
תזרים מזומנים לתקופה	(400)

זו כמובן דוגמה פשטנית להחריד: כל ההכנסות וההוצאות בישראל, המעמ ששולם בנטו (58.1) יתקבל בחזרה בתקופה הבאה, אין הפרשי שער (כי הכל בשקלים) ועוד. אבל אתם מבינים את הכיוון.

לעתים, תרצו דווקא "להוסיף" רעש. למשל, במידה ואתם גובים בכרטיס אשראי אתם כנראה מקבלים את הכסף לבנק בניכוי העמלה של פיתרון הסליקה. גביתם 100, קיבלתם 97. כדי שה-BI ימשוך את הסכומים בברוטו, עליכם לרשום את פעולות היומן בצורה נכונה ב-ERP, למשל:

חובה מזומן 97

חובה הוצאות סליקה 3

זכות הכנסות 100

* זיכיתי הכנסות מטעמי פשטות. במרבית המקרים חיוב לקוחות יתבצע מול הכנסות נדחות, רישום הגבייה ייעשה מול הלקוחות, ובמקביל הפשרת ההכנסות מהכנסות נדחות לרווח והפסד תתבצע בהתאם למדיניות ההכרה בהכנסה.

בדוגמה הזו, נרצה לרשום את הגבייה על 100 ב-Inflow ולתת ביטוי להוצאות הסליקה בחלק של ה-Outflow.

טוב, זה לגבי החלק הטכני. מה לגבי החלק האנליטי? והאופרטיבי? הנה כמה רעיונות בשליפה שאולי שווה לבדוק:

• עובדים בחשבוניות? כמה זמן לוקח לגבות חשבוניות? כמה נמצאות באיחור?
• איך נראה היסטורית המשפך של bookings, revenues, billings, collection
• עובדים עם כרטיסי אשראי? קחו את ה-Inflow מול ה-MRR שלכם (תודה לדיוויד סוסלי על הטיפ). האם היחס ביניהם הגיוני, בהינתן נתח המנויים השנתיים? כמה חובות באיחור קיימים? כמה זמן לוקח להריץ מחזור גבייה? האם הכל אוטומטי?
• האם ללקוחות נוח לנהל את פרטי התשלום במוצר שלכם? אולי לא הצליחו לעדכן את פרטי כרטיס האשראי ולכן החיוב האחרון נכשל?
• האם החשבוניות ללקוחות ברורות מספיק וכוללות את כל המידע הרלוונטי (למשל: סוג החבילה, תקופת חיוב, פרטי חשבון בנק, פרטים ליצירת קשר). אגב, חשבוניות צריכות להיראות טוב. לוגו לא מטושטש, רק פרטים חשובים ובצורה ברורה, לא חוזה משפטי בסגנון סלקום. קחו דוגמאות מחברות שאתם מחבבים פלוס ושימו סטנדרט גבוה לכל מסמך שיוצא תחת הידיים שלכם, במיוחד כזה שפוגש לקוחות/משקיעים.
• רכש זה עולם ומלואו אבל כאן לא המקום להתעמק בו. אולי אעשה על זה פוסט נפרד בהמשך.

שיפור הגבייה

בחזרה אלי, ולמה שהיו בדיעבד שלושה חודשים שעזרו לעצב את תפיסת העולם שלי בנוגע לתפקיד שלנו כאנשי כספים בסטארטאפים ובכלל. בער בי להוכיח לעצמי שהחברה הקודמת לא הייתה פוקס ושאני יכול להתאפס על העניינים מהר גם בחברה החדשה. וגם, הפאונדרים היו בוטסראפרים בלב ובנשמה, הקימו עסק לתפארת בכמה שנים ומאוד רציתי להרשים אותם.

כל חברה היא קצת שונה, כמובן. בחברה הזו החשבוניות התחלקו לשניים:

1. חשבוניות די גדולות, חלקן חודשיות וחלקן רבעוניות, ACV שנע בין 10 ל-100 אלף דולר
2. מנוי חודשי, סכומים קטנים, גבייה ידנית בכרטיס אשראי

בשבועיים הראשונים בעיקר הייתי במוד האזנה, לגבייה ובכלל, אבל די מהר זיהיתי את נושא הגבייה ככזה שאפשר לעשות בו אימפקט גדול ומהר (מהר = תוך כמה חודשים). הפלואו הלך ככה:

1. בשבוע הראשון ל"פרויקט", פשוט זרקתי על החשבוניות באיחור כמה אנשים שיכולתי, כמדומני זה היה 2-4 (השתנה מדי יום), ועקבתי.
2. אחרי שקטפנו את הפירות הנמוכים יחסית והבנו מה עובד ומה לא, בנינו תהליך גבייה נפרד לכל סוג חוזים. בחוזים הגדולים היה ברור שצריך 2-3 אנשים בכל זמן נתון ושהם צריכים לעבוד יחד על משטח עבודה משותף. עבורנו, היה זה מסמך גוגל שיטס שמשך את החובות הפתוחים מה-ERP, כאשר ליד כל לקוח תיעדנו מתי דיברנו עם הלקוח, מה אמר וכו'. חפרתי ומצאתי שכתבתי על מה שפיתחנו כאן – הטיפ השבועי לילד: ניהול גבייה עם Google Sheets (כולל קובץ לדוגמה). בכלל, יש כמה פוסטים די מגניבים תחת התגית אופרציה.
3. בחוזים הקטנים יותר היה ברור שצריך להכניס מערכת ניהול מנויים בהקדם האפשרי. ה-ERP שלנו היה פריוריטי ועבדנו מאוד קשה בשביל שזה יעבוד כמו שצריך. הכל היה קשה. האובייקט "מינוי" נועד במקור לתאר אחריות של מכונות כביסה (כך לפי המטמיע שלנו), אז אתם יכולים לדמיין כמה כיף היה לתרגם אותו למונחי SaaS. חיבור לסליקה, חשבוניות, קבלות, מערכת Dunning, מלא כיף. אבל הצלחנו, בתוך חודשיים בערך, וכמדומני זה רץ בהצלחה עד היום. ואם זה לא, אל תתקנו אותי בתגובות.
4. לפני שהפרויקט תפס תאוצה, פתחתי כל בוקר עם מעבר של כמה גבינו אתמול, למי מתקשרים היום, וידוא שיש לנו מספיק כוח אדם לטפל במה שפתוח ועשיתי בעצמי 2-5 שיחות ביום, גם כדי לגבות אבל גם כדי לשמוע קצת לקוחות.
5. שורה תחתונה, הבאנו "גבייה עודפת" שהייתה שווה לבערך חודשיים של שריפת מזומנים. לא משהו שמייתר גיוס, אבל לגמרי הישג תפעולי פיננסי משמעותי שגם שימש לי מפת דרכים מעולה במהלך האונבורדינג.

זה אולי "סתם האק", אבל אני מקווה שתקחו מהסיפור הזה משהו רלוונטי לכם. גם בפרוטאנטקס שיפרנו ואנחנו משפרים כל הזמן את הגבייה והתחזיות שלנו. חוזי אנטרפרייז גדולים הרבה יותר ותלויי פרויקטים, אבל אותה גברת בשינוי אדרת. מבלי להיכנס יותר מדי לפרטים, אני ממליץ בחום לבנות או להשתמש באובייקט נייטיב שנקרא Billing Schedule, יושב תחת אובייקט הזמנת לקוח (Sales Order, SO) ומהווה צומת מידע בנוגע למה יגבו, גובים וגבו ברמת כל חוזה וכל לקוח.

עוד טיפים:

• כתובת מייל ייעודית שלכל צוות הגבייה יש גישה אליה (למשל [email protected]) ולמתקדמים אולי גם הטמעה של מערכת טיקטינג סטייל Zendesk כדי לטפל בפניות של לקוחות בנושאי גבייה.
• כמה שיותר אוטומציה. כל דבר, כל הזמן. לחשוב אוטומציה. אם אין מערכת Dunning, להרים משהו לבד. אולי גם כלי לווין לניהול הגבייה או ביצוע התאמות אוטומטית אם ההשקעה מצדיקה זאת. יש הרבה אזורים "נוצצים" בסביבת ה-CFO שקיבלו הרבה תשומת לב בשנים האחרונות, FP&A הוא דוגמה אחת. אני לגמרי בעד לשפר את איכות התכנון והמעקב, אבל מבחינת ROI טהור קשה להתווכח בכלי שמשפר את התזרים, בין אם דרך שיפור הגבייה או מיקסום הריבית על הפיקדונות.

חיזוי תזרים מזומנים

בשביל רמת כניסה אקסל מספיק טוב. במרבית הסטארטאפים הוצאות שכר מהוות 70%-80% מההוצאות התפעוליות ולכן חיזוי נכון שלהן יביא לתחזית די מדויקת בצד התזרים היוצא.

בצד התזרים הנכנס יש לנו גבייה והכנסות ריבית. הטיפ הכי טוב שאני יכול לתת כאן הוא לחשוב פשוט. להסמך על ההיסטוריה, לערבב קצת מהמטרות של התקציב והמצב של הפייפליין, להפחית 20% כי שמרנות, לתבל עם קצת אינטואיציה (שאמורה להשתפר ככל שחולף הזמן) ולהגיש חם. או ב-PDF.

דיווחים לבורד ומשקיעים

כמו בחיזוי, להשאיר כמה שיותר פשוט לאורך כמה שיותר זמן.

אישית, אני מעדיף להוציא תקציב שהוא רווח והפסד קלאסי, ובמקביל תזרים בשיטה הישירה. אפילו עשיתי על זה וובינר. לא מת על תזרים בשיטה העקיפה כי קשה לתקשר את מה שחשוב לאנשים בלי רקע פיננסי. אפשר, אבל זו אנרגיה מיותרת שמתבזבזת על יסודות החשבונאות.

מעבר לשריפה שהייתה והשריפה שתהיה, הכי חשוב לבורד זה לדעת כמה חודשי runway נותרו לחברה, במיוחד כשמדובר בפחות משנה כי צריך להתכונן לגיוס (בין אם סבב גיוס קלאסי, SAFE, או קו אשראי שיקנה עוד קצת זמן. ניגע בזה במיטאפ של ה-18.4.2024). במרבית מהמקרים מספיק לחשב את ה-runway באופן הבא:

Current Cash Runway = Current Cash Balance / Average Monthly Cash Burn

אבל לא תמיד. אם צפויים שינויים בכוח אדם או תשלומים שנתיים גדולים ייתכן שתצטרכו לעשות התאמות למכנה בנוסחה הזו מאחר ופנינו קדימה.

אגב, כתבתי בבלוג על תזרים במרוצת השנים. כל הפוסטים נמצאים כאן: תזרים מזומנים Archives

קושרים את הכל יחד

כל המשפחות המאושרות דומות זו לזו, כל משפחה אומללה – אומללה בדרכה שלה.

חברות יכולות להיבדל בשלל מימדים. אצל חלק, טראפיק אורגני הוא דרייבר צמיחה מרכזי אז צריך להשקיע במיתוג ו-SEO (זה עובד עדיין?). אצל אחרות ערוצי הפצה. זה גם גוזר מבנה מסוים של הוצאות תפעוליות, סדר עדיפויות וכל שאר האלמנטים הקשורים לתפעול חברה ביומיום.

אתם יודעים מה משותף, שלא לומר זהה, לכל החברות? החשיבות של ייצור תזרים מזומנים ואופטימיזציה שלו. לא משנה אם החברה בת שנתיים או 15, תזרים המזומנים הוא החמצן של שתיהן. אגדיל ואומר שלמידת הרצינות שלכם בניהול המזומנים יש כנראה קורלציה עם מידת הרצינות שלכם באזורים תפעוליים אחרים של המחלקה. ל-CFO יש מגוון תחומי אחריות בחברה ושמירה על הקופה הוא אחד החשובים שבהם.

בפוסט זה הנחנו את היסודות הנדרשים בנושא ניהול מזומן. בפוסטים הבאים ניכנס לעומק בנושאים שסקרנו, נוסיף מונחים חדשים ללקסיקון ונעשה את המיטב כדי להכין אתכם לפעם הבאה שתראיינו מועמד עם עבר בגזברות של טבע. או מלאנוקס.